W polskim systemie prawnym obowiązują normy, które nakładają na przedsiębiorców obowiązek ujawniania (w ściśle określonych dokumentach i miejscach) informacji umożliwiających identyfikację podmiotu gospodarczego. Regulacje te mają na celu przede wszystkim ułatwić następcze odnalezienie szczegółowych danych przedsiębiorcy za pośrednictwem właściwych, ogólnodostępnych rejestrów. W praktyce chodzi zatem o to, aby kontrahent lub konsument wiedział dokładnie z kim ma do czynienia oraz mógł świadomie podejmować decyzje w ramach obrotu gospodarczego.
Omawianych norm należy poszukiwać przede wszystkim w przepisach Kodeksu spółek handlowych (art. 127 § 5, art. 206, art. 300 z.z. 61 oraz art. 374), ale także w przepisach ustaw szczególnych (np. Ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). Niestety, ze względu na wielość źródeł oraz różnorodną kwalifikację podmiotów zobowiązanych przedsiębiorcy niejednokrotnie napotykają trudności w identyfikowaniu ciążących na nich obowiązków.
Kogo i w jakich okolicznościach dotyczy obowiązek?
Wspomniane wyżej obowiązki wynikające z Kodeksu spółek handlowych znajdują zastosowanie dla handlowych spółek kapitałowych (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjnej, prostej spółki akcyjnej oraz spółki komandytowo-akcyjnej). Katalog informacji został ustalony odrębnie dla każdej ze spółek, jednakże w przypadku każdej informacje powinny znaleźć się w pismach i zamówieniach handlowych, a także na stronie internetowej spółki, gdy spółka takową posiada.
Natomiast w przypadku, gdy obowiązek wynika z ustaw szczególnych, podmiot zobowiązany oraz sposób wykonania obowiązku określają przepisy tychże ustaw. Przykładowo obowiązek wynikający z art. 63 Ustawy o odpadach dotyczy przedsiębiorców wymienionych w art. 57 ust. 1 tejże ustawy (nie tylko spółek kapitałowych!), a informacje muszą być zamieszczana w dokumentach związanych z wykonywaną przez takiego przedsiębiorcę działalnością. Natomiast obowiązek z art. 4c Ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych dotyczy przedsiębiorców (w ściśle określonych przypadkach), a sposób złożenia oświadczenia o statusie dużego przedsiębiorcy drugiej stronie transakcji handlowej nie został wprost uregulowany.
O jakich informacjach mowa?
To ponownie zależy od źródła obowiązku.
W przypadku obowiązku wynikającego z Kodeksu spółek handlowych katalog został określony odrębnie dla każdej spółki kapitałowej. Co za tym idzie, w swoich pismach i zamówieniach handlowych, a także na stronie internetowej:
1) spółka komandytowo-akcyjna zamieszcza: 1) firmę, siedzibę i adres, 2) oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki, 3) numer KRS, 4) NIP, 5) wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego.
2) spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zamieszcza: 1) firmę, siedzibę i adres, 2) oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki, 3) numer KRS, 4) NIP, 5) wysokość kapitału zakładowego.
3) spółka akcyjna zamieszcza: 1) firmę, siedzibę i adres, 2) oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki, 3) numer KRS, 4) NIP, 5) wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego, 6) oznaczenie grupy spółek, gdy do takiej należy.
4) prosta spółka akcyjna zamieszcza: 1) firmę, siedzibę i adres, 2) oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki, 3) numer KRS, 4) NIP, 5) wysokość kapitału akcyjnego, 6) oznaczenie grupy spółek, gdy do takiej należy.
W przypadku obowiązków wynikających z ustaw szczególnych należy pamiętać w szczególności o:
1) obowiązku wskazania, w dokumentach sporządzanych w związku z prowadzoną działalnością, numeru rejestrowego Bazy Danych o Produktach i Opakowaniach oraz Gospodarce Odpadami (tzw. BDO), który spoczywa na podmiotach wymienionych w art. 57 ust. 1 Ustawy o odpadach;
2) obowiązku złożenia drugiej stronie transakcji handlowej przez przedsiębiorcę, który posiada, uzyskał lub utracił status dużego przedsiębiorcy, oświadczenia o posiadaniu, uzyskaniu lub utracie tego statusu.
Obowiązek wskazania numeru BDO w dokumentach dotyczy znacznie większej grupy przedsiębiorców, niż mogłoby się wydawać. W tej grupie znajdują się chociażby wszyscy przedsiębiorcy, którzy wprowadzają do obrotu produkty w opakowaniach; mowa więc o większości producentów.
Czym są pisma i zamówienia handlowe spółki, o których mowa w Kodeksie spółek handlowych?
W przypadku zamówień handlowych sytuacja jest względnie prosta. Powszechnie przyjęto, że są to wykorzystywane w obrocie formularze (druki) oświadczeń o zawarciu umowy (np. formularze ofertowe i przyjęcie oferty) w zakresie towarów i usług oferowanych przez spółkę jej kontrahentom, a także np. pokwitowania odbioru towaru lub złożenia i uwzględnienia reklamacji.
Pismo to, zgodnie z większościowym poglądem, każda korespondencja zawierająca oświadczenie woli, oświadczenie wiedzy, zawiadomienie lub żądanie, kierowana przez spółkę do zewnętrznego, określonego adresata.
Dlaczego „pismo” wywołało spór w doktrynie?
Redakcja omawianych przepisów Kodeksu spółek handlowych jest niefortunna i rodzi szereg wątpliwości interpretacyjnych. Główny spór w doktrynie dotyczy wyznaczenia pola semantycznego wyrażenia „pismo”. Zawarty w przepisach zwrot „pisma i zamówienia handlowe” może być bowiem interpretowany dwojako:
a) zawężająco, tj. jako „pisma handlowe i zamówienia handlowe” – oznacza to, że informacje należy zamieszczać wyłącznie w tych pismach, które mają charakter handlowy, a zatem w pismach kierowanych do kontrahentów i konsumentów w związku z oferowanymi przez przedsiębiorcę usługami lub towarami;
b) rozszerzająco, tj. jako „pisma (wszelkie) i zamówienia handlowe” – oznacza to, że informacje należy zamieszczać zarówno w pismach handlowych, jak i tych kierowanych przez spółkę do innych podmiotów niż kontrahent i konsument, jak również w pismach niezwiązanych z oferowanymi przez przedsiębiorcę usługami i towarami.
Doktryna odnosi się niejednoznacznie również do tego, czy regulacja dotyczy wyłącznie pism kierowanych do oznaczonego adresata. Przyjęcie takiego rezultatu wykładni wyłącza z zakresu przepisu np. ogłoszenia, ulotki reklamowe czy informacyjne, cenniki produktów i usług oferowanych przez spółkę. Wydaje się to o tyle sensowne, że prawodawca europejski (omawiane przepisy Kodeksu spółek handlowych są bowiem efektem implementacji dyrektyw wspólnotowych) nie posługuje się wcale pojęciem „pism”, które zawiera polska wersja językowa, a „listów” (ang. letters).
Kolejną kwestią sporną jest, czy pisma kierowane do sądów i organów administracji publicznej są wyłączone spod omawianej regulacji. Wydaje się, że tak. Celem omawianej regulacji jest bowiem informowanie uczestników obrotu (stron stosunków cywilnoprawnych), nie zaś organów. Za przyjęciem takiego stanowiska przemawia również fakt, że warunki formalne pism kierowanych do sądów i organów, w tym warunki dot. oznaczenia podmiotu składającego, posiadają swoje odrębne regulacje w ustawach proceduralnych.
Jak nie oszaleć? Czyli o stosowaniu omawianych przepisów w praktyce.
Niezastosowanie się do obowiązku informacyjnego niesie za sobą sankcje, o których wspominamy szerzej w dalszej części artykułu. Najbezpieczniej byłoby zatem traktować regulacje Kodeksu spółek handlowych zgodnie ze stanowiskiem rozszerzającym, czyli zamieszczać wymagane informacje we wszelkich pismach i zamówieniach handlowych; w tym również takich, które kierowane są do nieoznaczonego adresata (np. ulotkach reklamowych). Rodzi to jednak problemy natury praktycznej. Szczególnie w przypadku materiałów reklamowych, których struktura
graficzna może zostać zaburzona przez konieczność umieszczenia dodatkowych linijek tekstu. Co zresztą, gdy dane spółki ulegną zmianie w trakcie kampanii marketingowej? Obserwując praktykę obrotu można zauważyć, że przedsiębiorcy nie zamieszczają informacji w pismach kierowanych do sądów i organów administracji publicznej (np. urzędów), co jest słuszne i zgodne z celem regulacji. Informacji nie zawierają też zazwyczaj materiały reklamowe, cenniki oraz ogłoszeniach.
Co interesujące, przedsiębiorcy najczęściej umieszczają informacje wymagane przepisami Kodeksu spółek handlowych w umowach handlowych, podczas gdy w doktrynie istnieje ugruntowane stanowisko, że umowy nie podlegają omawianej regulacji. Jest to zapewne przejaw słusznej, choć daleko idącej ostrożności. Łatwo wyobrazić sobie sytuację, w której niezadowolony kontrahent doniesie do odpowiedniego organu o możliwości naruszenia obowiązku informacyjnego przez drugą stronę stosunku prawnego. Dodatkowo dane wymienione w odpowiednich przepisach Kodeksu spółek handlowych to tak naprawdę podstawowe dane, które w przypadku umowy handlowej pozwalają na identyfikację jej stron. Zatem umieszczenie ich, niezależnie od istnienia lub nieistnienia takiego obowiązku, jest korzystne z perspektywy pewności obrotu gospodarczego.
Wyciągnijmy zatem praktyczne wnioski:
a. Informacje wymagane przepisami Kodeksu spółek handlowych powinno się ujawniać we wszelkich pismach oraz zamówieniach handlowych, w tym także w umowach handlowych. Praktyka wskazuje natomiast, że mało prawdopodobne, by sankcja dotknęła przedsiębiorcę, który nie zamieści informacji w cenniku, materiale promocyjnym lub ogólnodostępnej ofercie. Należy też zupełnie odrzucić pogląd, że omawiany obowiązek dotyczy pism kierowanych do sądów i urzędów.
b. Informacja o numerze BDO powinna być zamieszczana we wszelkich dokumentach sporządzanych w związku z działalnością przedsiębiorcy wymienionego w art. 57 ust. 1 Ustawy o odpadach. Należy zwrócić uwagę, że fraza „wszelkich dokumentach sporządzanych w związku z działalnością przedsiębiorcy” ma niezwykle szerokie pole semantyczne – warto zatem być ostrożnym. W praktyce, zważywszy na potencjalnie wysoką sankcję, wiele podmiotów gospodarczych umieszcza wskazany numer nawet w automatycznych „stopkach” wiadomości e-mail. Aby zapewnić sobie bezpieczeństwo podmioty zobowiązane mogą rozważyć również umieszczenie numeru w „stopce” lub „główce” tzw. papieru firmowego. Należy także pamiętać, by koniecznie umieścić numer w zawieranym kontrakcie handlowym, jak i na paragonie czy fakturze VAT.
c. Przedsiębiorca, który posiada, uzyskał lub utracił status dużego przedsiębiorcy, jest zobowiązany do złożenia drugiej stronie transakcji handlowej oświadczenia o posiadaniu, uzyskaniu lub utracie tego statusu. Warto zatem, posiadając status dużego przedsiębiorcy, pamiętać o umieszczaniu stosownego oświadczenia
zwłaszcza w umowach handlowych. Jeżeli sprzedaż następuje bez zawierania umowy warto, by takie oświadczenie widniało np. na paragonie, fakturze lub zostało doręczone kontrahentowi poprzez wiadomość e-mail.
Co grozi za niedopełnienie obowiązku informacyjnego?
Konsekwencje są zależne od tego, czy obowiązek zamieszczenia informacji wynika z Kodeksu spółek handlowych, czy ustawy szczególnej.
W przypadku obowiązku wynikającego z Kodeksu spółek handlowych niekorzystne skutki uchybień, w postaci grzywny do 5.000 zł, odczują członkowie zarządu spółki z.o.o., akcyjnej oraz prostej spółki akcyjnej, a także komplementariusze spółki komandytowo-akcyjnej.
Jeżeli natomiast obowiązek wynika z ustaw odrębnych, wówczas sankcja zależna jest od przepisów tychże ustaw. Dla przykładu za nieumieszczanie numeru BDO w dokumentach grozi administracyjna kara pieniężna w wymiarze od 5.000 do nawet 1.000.000 zł.