Aspekty oskładkowania i opodatkowania wybranych świadczeń świątecznych finansowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Okres przedświąteczny jest dobrym czasem, by dodatkowo wynagrodzić pracowników. Z tego względu pracodawcy często decydują się na przekazanie pracownikom paczek świątecznych, bonów towarowych, kart upominkowych czy środków pieniężnych.

Takie działanie może być finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (dalej: „ZFŚS”), który tworzony jest przez pracodawcę i umożliwia finansowanie działalności socjalnej na rzecz pracowników i ich rodzin, emerytów i rencistów (byłych pracowników) oraz ich rodzin, a także innych osób wskazanych przez pracodawcę.

Obowiązek utworzenia ZFŚS

Obowiązek utworzenia ZFŚS ciąży na pracodawcach:

zatrudniających co najmniej 50 pracowników
zatrudniających co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, o ile z wnioskiem o utworzenie ZFŚS wystąpi zakładowa organizacja związkowa

W obu przypadkach liczbę zatrudnionych określa się według stanu na dzień 1 stycznia danego roku w przeliczeniu na pełne etaty.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, ze środków ZFŚS mogą być sfinansowane tylko te świadczenia, które mieszczą się w definicji działalności socjalnej, o której mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, takie jak różne formy wypoczynku, działalność kulturalno-oświatowa czy udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, w ramach której zawierają się właśnie świadczenia świąteczne dla pracowników.

Istotną rolę odgrywają postanowienia zawarte w regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, gdyż to one regulują zasady i warunki korzystania ze świadczeń socjalnych, a więc także wskazują na świadczenia, które są finansowane przez ZFŚS. Zatem, by pracodawca mógł zakupić ze środków ZFŚS paczki świąteczne, bony towarowe czy karty upominkowe, konieczne jest by taka możliwość była wskazana we wspomnianym regulaminie.

PACZKI ŚWIĄTECZNE

Oskładkowanie paczek świątecznych

Jeśli paczki świąteczne w całości sfinansowane ze środków ZFŚS, przyznane zostały przez pracodawcę pracownikom z uwzględnieniem ich sytuacji materialnej (czyli np. pracownik w gorszej sytuacji materialnej dostanie paczkę o większej wartości, niż pracownik, który znajduje się w lepszej sytuacji materialnej), to od wartości paczek pracodawca nie opłaca składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Opodatkowanie paczek świątecznych

Jeśli paczki świąteczne zostały w całości sfinansowane ze środków ZFŚS, a ich wartość nie przekracza 1000 zł (na podstawie przepisów tzw. Ustawy o covid-19, do końca 31.12.2023 r. obowiązuje wyższy limit tj. 2000 zł) wówczas paczka taka jest zwolniona z opodatkowania.
W przypadku przekroczenia ww. kwoty (do końca 2023 r. – 2000 zł, od 2024 r. – 1000 zł), opodatkowaniu podlega nadwyżka ponad kwotę zwolnioną.

Co istotne, jeśli paczka świąteczna została sfinansowana jedynie w części ze środków ZFŚS, a w pozostałym zakresie ze środków obrotowych, wówczas takie świadczenie w całości będzie podlegało opodatkowaniu.

BONY/TALONY

Oskładkowanie bonów/talonów

Zakup bonów oraz talonów ze środków ZFŚS jest jednym z najbardziej popularnych świadczeń finansowych, na które decydują się pracodawcy przed świętami.

Jeśli zakup bonów/talonów odbył się zgodnie z przepisami dot. ZFŚS (tj. ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych), to taki przychód będzie wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. W innym razie, mimo sfinansowania zakupu ze środków ZFŚS pracodawca musi opłacić składki ZUS.

Wartości bonów/talonów sfinansowanych z ZFŚS nie uwzględnia się także w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Należy podkreślić, że podobnie jak przy paczkach świątecznych, tylko całkowite sfinansowanie bonu/talonu ze środków ZFŚS powoduje zwolnienie z oskładkowania. W przypadku sfinansowania części zakupu ze środków obrotowych firmy, część ta stanowi podstawę wymiaru składek.

Opodatkowanie bonów/talonów

Inaczej, w porównaniu do paczek świątecznych, kształtuje się kwestia opodatkowania talonów/bonów. W przypadku zakupienia ich ze środków ZFŚS stanowią one przychód ze stosunku pracy i tym samym, niezależnie od ich wartości, podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Różnica ta wynika z tego, że w przypadku bonów towarowych nie znajduje zastosowania zwolnienie od opodatkowania określone w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: „u.p.d.o.f.”).

WYPŁATA GOTÓWKI

W świetle obowiązujących przepisów, wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymywanych przez pracownika świadczeń pieniężnych, w całości sfinansowanych ze środków ZFŚS, łącznie do kwoty 1000 zł w skali roku podatkowego.

Tak jak zostało to już wyżej wskazane, na gruncie tzw. ustawy o covid-19, do końca 31.12.2023 r. obowiązuje wyższy limit zwolnienia podatkowego wynoszący 2000 zł.

ŚWIADCZENIA DLA EMERYTÓW I RENCISTÓW

Wielu pracodawców decyduje się nie tylko udzielić wsparcia obecnym pracownikom, ale również byłym (emerytom i rencistom). W kwestii oskładkowania, świadczenia wypłacane emerytom i rencistom są zwolnione ze składek ZUS. Odnosząc się natomiast do ich opodatkowania, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 38 u.p.d.o.f., świadczenia przyznane emerytom i rencistom będą korzystały ze zwolnienia od podatku, o ile wysokość takiej zapomogi nie przekroczy w roku podatkowym kwoty 4500 zł i będzie w formie rzeczowej lub w postaci ekwiwalentu pieniężnego w zamian tych świadczeń – czyli np. w formie paczki, bonu czy talonu.

ZESPÓŁ PRAWA PRACY GWLEX