PRZYGOTUJ SIĘ PRACODAWCO! JUŻ NIEDŁUGO WEJDZIE W ŻYCIE USTAWA O SYGNALISTACH

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, czyli tzw. dyrektywy o sygnalistach, zaczęła obowiązywać 16 grudnia 2019 r.

Unia Europejska przewidziała dwa etapy wdrożenia przepisów na grunt przepisów krajowych. Czas na implementację do polskiego porządku prawnego względem organów administracji publicznej zatrudniających co najmniej 50 pracowników oraz przedsiębiorstw zatrudniających ponad 250 pracowników wyznaczony został do dnia 17 grudnia 2021 r. Kolejny etap wdrożenia – w odniesieniu do mniejszych przedsiębiorstw, na rzecz których pracę świadczy co najmniej 50 pracowników wyznaczony został na 17 grudnia 2023 r. Niestety ani w pierwszym, ani w drugim przypadku Polska nie dotrzymała wyznaczonego terminu.

Obecnie trwają wzmożone prace nad projektem ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (tzw. ustawa o sygnalistach). Zgodnie z zapowiedziami, rząd planuje przyjąć projekt w pierwszym kwartale 2024 r., w związku z czym już niedługo na pracodawcach, na rzecz których wykonuje lub świadczy prace co najmniej 50 osób, będą ciążyć nowe obowiązki.

Głównym celem wdrożenia założeń dyrektywy o sygnalistach jest zapewnienie im wysokiego poziomu ochrony przed tzw. działaniami odwetowymi, których otwarty katalog został wskazany w projekcie ustawy.  

Prace nad ustawą wciąż trwają, jednakże zgodnie z projektem z 8 stycznia 2024 r. sygnaliści mogą skorzystać z trzech kanałów zgłaszania nieprawidłowości: wewnętrznego (wewnętrzna procedura zgłaszania nieprawidłowości), zewnętrznego (tj. do wyodrębnionych organów administracji publicznej) lub ujawnienia publicznego (do informacji publicznej).

Wdrożenie założeń dyrektywy oznacza dla przedsiębiorców oraz podmiotów publicznych konieczność przygotowania i wdrożenia nowych procedur wewnętrznych. 

Ustawa określa rodzaje nieprawidłowości, które podlegać będą zgłoszeniu w ramach procedur przewidzianych ustawą. Naruszeniem prawa w rozumieniu projektu ustawy jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

1)       zamówień publicznych;

2)       usług, produktów i rynków finansowych;

3)       przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

4)       bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

5)       bezpieczeństwa transportu;

6)       ochrony środowiska;

7)       ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

8)       bezpieczeństwa żywności i pasz;

9)       zdrowia i dobrostanu zwierząt;

10)    zdrowia publicznego;

11)    ochrony konsumentów;

12)    ochrony prywatności i danych osobowych;

13)    bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

14)    interesów finansowych skarbu państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

15)    rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publiczno-prawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

Ustawodawca przewiduje możliwość poszerzenia katalogu nieprawidłowości, których dotyczyć może zgłoszenie. Ustawodawca dopuszcza bowiem, by dany przedsiębiorca dodatkowo ustanowił zgłaszanie naruszeń dotyczących obowiązujących w tym podmiocie regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.

PROCEDURA WEWNĘTRZNEGO ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI

Obowiązki wynikające z ustawy w zakresie ustalenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń dotyczą jednostek publicznych oraz przedsiębiorstw, na rzecz którego wykonuje lub świadczy pracę co najmniej 50 osób. Przyjąć należy, ze pula ta obejmuje nie tylko pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy, ale również osoby zatrudnione na umowach cywilnoprawnych czy B2B.

Podmioty na rzecz których wykonuje lub świadczy prace mniej niż 50 osób również mogą ustalić taką procedurę – zależy to wówczas wyłącznie od ich decyzji, bowiem na podstawie ustawy nie są do tego zobowiązane.

W pierwszej kolejności należy przeprowadzić konsultacje odnośnie projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych z zakładową organizacją związkową albo – jeśli nie funkcjonuje organizacja związkowa – z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz tego podmiotu, wyłonionymi w trybie u niego przyjętym.

Konsultacje trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury. Po odbyciu konsultacji, procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę, w sposób przyjęty w danym podmiocie prawnym.

Projekt ustawy przewiduje konieczne elementy procedury zgłoszeń wewnętrznych, która powinna określać:

1. wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń;
2. sposoby przekazywania zgłoszeń przez zgłaszającego (obejmujące przynajmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie) wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanych dalej „adresem do kontaktu”;
3. bezstronną, wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej; rolę tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność;
4. obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
5. obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3;
6. maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej;
7. zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Przedsiębiorca jest zobowiązany do przekazania zgłaszającemu informacji zwrotnej w terminie wyznaczonym projektem ustawy. Informacja zwrotna powinna być przekazana w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych może przewidywać dodatkowe elementy, takie jak:

1. wskazanie katalogu dodatkowych naruszeń, które mogą być zgłaszane w ramach procedury, poza naruszeniami, które przewidziane zostały w ustawie;
2. wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń;
3. informację, że zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych;
4. określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a osoba dokonująca zgłoszenia uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.

Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub w formie bezpośredniego spotkania zezgłaszającym (w ciągu 14 dni od otrzymania wniosku zgłaszającego o zorganizowanie spotkania) dokumentowanego nagraniem rozmowy lub sporządzeniem protokołu albo za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej – w tym za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej, za zgodą zgłaszającego, co jest dokumentowane w formie dokładnej transkrypcji rozmowy i sporządzenia  protokołu rozmowy.

Przedsiębiorca zobowiązany jest zapewnić, aby procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiały uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewniały ochronę poufności tożsamości zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.

Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

Ochronę poufności ma wzmacniać fakt, że osoby upoważnione do przyjmowania i weryfikowania zgłoszeń, a także wykonywania działań następczych muszą być zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę. 

Po przetworzeniu zgłoszenia, przedsiębiorca zobowiązany jest do powzięcia działań następczych, które mają doprowadzić do zbadania i oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz zaradzenia naruszeniom będącym przedmiotem zgłoszeń.

Projket ustawy nie określa wprost, jakie działania następcze należy w przypadku poszczególnych nieprawidłowości podjąć, jednakże z treści przepisów wynika, że działania następcze, powinny obejmować ocenę mającą na celu ustalenie czy istnieją dowody, że mogło dojść do naruszenia. W przypadku gdy ocena jest negatywna (w ocenie osoby odpowiedzialnej nie doszło do naruszenia) postepowanie w wyniku zgłoszenia można zamknąć, o czym niezwłocznie należy poinformować sygnalistę (o takiej decyzji i jej przyczynach) – wraz z odpowiednim uzasadnieniem.

W przypadku oceny pozytywnej (osoba odpowiedzialna uzna, że naruszenie miało miejsce), należy podjąć odpowiednie działania w celu rozwiązania problemu zgłaszanego przez sygnalistę, o czym również informuje sygnalistę.

Przedsiębiorca zobowiązany jest do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych, który zawiera:

1. numer zgłoszenia;
2. przedmiot naruszenia;
3. dane osobowe zgłaszającego oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4. adres do kontaktu zgłaszającego;
5. datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
6. informację o podjętych działaniach następczych; 
7. datę zakończenia sprawy.