Branża IT stoi przed wieloma wyzwaniami prawnymi, które mogą wpłynąć na rozwój firm technologicznych. W naszym kompleksowym przewodniku omówimy kluczowe przepisy oraz najważniejsze aspekty obsługi prawnej, które powinien znać każdy przedsiębiorca w tej branży.

Zachęcamy do lektury. Dowiedz się, jak zabezpieczyć swój biznes i uniknąć pułapek prawnych.

RODO a branża IT – jakie obowiązki prawne mają firmy IT w zakresie ochrony danych?

Firmy z branży IT zobowiązane są do przechowywania danych osobowych zgodnie z przepisami RODO. Aby to osiągnąć, stosują różnorodne zaawansowane zabezpieczenia zarówno techniczne, jak i organizacyjne. W duchu zasady minimalizacji danych gromadzą jedynie te informacje, które są niezbędne do realizacji swoich celów.

Każde przedsiębiorstwo ma obowiązek informować osoby, których dane dotyczą, o celach oraz zakresie ich przetwarzania. W sytuacjach wymagających szczególnej uwagi często powoływany jest inspektor ochrony danych, co pozwala na lepsze monitorowanie przestrzegania przepisów.

Dostosowanie się do norm wynikających z RODO nie tylko wzmacnia ochronę danych, ale również buduje więź zaufania wśród klientów. Co więcej, efektywne zarządzanie danymi wpływa korzystnie na działalność firmy na rynku.

Umowy licencyjne w IT – jakie zapisy powinny znaleźć się w umowach dla firm IT?

Umowy licencyjne w branży IT odgrywają kluczową rolę w zabezpieczaniu własności intelektualnej. To one definiują prawa związane z oprogramowaniem, obejmując zasady jego użytkowania oraz wytyczne dotyczące kopiowania, modyfikacji i dystrybucji. Każda umowa powinna zawierać przynajmniej pięć fundamentalnych zapisów:

• zakres licencji,
• ograniczenia w użytkowaniu,
• kwestie aktualizacji,
• procedury rozwiązywania sporów,
• zasady odpowiedzialności za ewentualne naruszenia.

Postanowienia umowy licencyjnej są niezwykle istotne, ponieważ pomagają zminimalizować ryzyka prawne. Dzięki nim właściciel oprogramowania może skutecznie chronić się przed nieautoryzowanym użyciem czy zmianami w swoim produkcie. Przejrzyste zasady odpowiedzialności dodatkowo niwelują możliwość konfliktów sądowych. Liczne badania rynku IT oraz analizy finansowe przedsiębiorstw potwierdzają tę zależność.

Nie można zapominać również o ochronie danych osobowych użytkowników, która jest kolejnym istotnym aspektem umowy. Zapisane warunki muszą być zgodne z regulacjami RODO oraz standardami bezpieczeństwa informacji. Dokładne określenie zasad korzystania z oprogramowania sprzyja budowaniu zaufania klientów i wzmacnia pozycję firmy na rynku.

Cyberbezpieczeństwo a odpowiedzialność prawna – jakie przepisy obowiązują firmy IT?

Firmy z branży IT muszą ściśle przestrzegać norm dotyczących cyberbezpieczeństwa, co wynika z Ustawy o Krajowym Systemie Cyberbezpieczeństwa. Te regulacje wymagają wprowadzenia zaawansowanych zabezpieczeń dla sieci, systemów oraz procedur reagowania na incydenty. Dzięki audytom i certyfikatom ISO/IEC 27001, które potwierdzają zgodność z normami, przedsiębiorstwa mogą znacznie ograniczyć ryzyko cyberataków oraz złagodzić skutki ewentualnych naruszeń.

Naruszenie tych przepisów niesie za sobą konsekwencje prawne, które mogą obejmować zarówno kary administracyjne, jak i roszczenia cywilne. Przykładowo firmy IT, które nie wdrożą odpowiednich środków bezpieczeństwa, mogą zostać ukarane kwotą opartą na procencie ich rocznego obrotu. Badania wskazują, że organizacje stosujące kompleksowe procedury zabezpieczające zmniejszają ryzyko strat o ponad 60%.

Regularne przeprowadzanie audytów oraz organizowanie szkoleń dla pracowników przyczynia się do zwiększenia odporności na różnorodne zagrożenia w cyberprzestrzeni. Takie działania umożliwiają firmom podniesienie poziomu ochrony danych oraz infrastruktury technologicznej. Co więcej, wpływa to także pozytywnie na budowanie zaufania wśród klientów i partnerów biznesowych.

Wdrożenie tych przepisów ma korzystny wpływ na stabilność operacyjną oraz reputację przedsiębiorstw.

Własność intelektualna w IT – jak chronić oprogramowanie i technologie przed nielegalnym kopiowaniem?

Firmy z branży IT mają różnorodne sposoby na zabezpieczenie swojej własności intelektualnej. Wśród nich znajdują się:

• rejestracja patentów,
• zgłaszanie praw autorskich,
• zawieranie umów o poufności.

Przykładowo proces rejestrowania wynalazków w odpowiednich urzędach oraz ochrona oprogramowania poprzez prawa autorskie skutecznie chroni technologie przed nieautoryzowanym kopiowaniem.

Dodatkowo regularne monitorowanie rynku oraz analiza przypadków piractwa komputerowego umożliwiają szybkie podejmowanie działań prawnych w razie potrzeby. Licencje i szczegółowe zapisy umowne przyczyniają się do:

• zmniejszenia ryzyka naruszeń,
• ochrony tajemnic przedsiębiorstwa.

Wprowadzenie tych strategii nie tylko wzmacnia pozycję firmy na rynku, ale również buduje zaufanie zarówno wśród partnerów biznesowych, jak i klientów.

Najczęstsze błędy prawne w firmach IT i jak ich unikać?

Firmy zajmujące się technologią informacyjną często stają w obliczu ryzyka prawnych błędów, które mogą wynikać z nieprawidłowego sporządzania umów licencyjnych. Tego rodzaju niedopatrzenia mogą prowadzić do sporów związanych z ochroną własności intelektualnej. Przestarzałe zapisy w dokumentach tylko zwiększają szanse na konflikty sądowe, a brak precyzyjnych klauzul sprawia, że egzekwowanie praw staje się znacznie trudniejsze.

Niezastosowanie się do wymogów RODO może skutkować niewystarczającymi zabezpieczeniami danych, co negatywnie wpływa na postrzeganie firmy przez klientów. Dlatego branża IT powinna nieustannie śledzić zmiany legislacyjne i dostosowywać swoje procedury tak, aby pozostać zgodną z obowiązującymi regulacjami.

Współpraca z prawnikami zajmującymi się obsługą prawną branży IT może znacząco pomóc w ograniczeniu ryzyka błędów. Regularne audyty wewnętrzne oraz aktualizacja umów licencyjnych są kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa operacyjnego i ochrony przed niespodziewanymi problemami prawnymi.

Pozasądowe rozwiązywanie sporów staje się coraz bardziej popularne zarówno wśród konsumentów, jak i przedsiębiorców. Dzięki takim metodom można uniknąć kosztownych i długotrwałych procesów sądowych, osiągając jednocześnie satysfakcjonujące porozumienie.

Sprawdź, jakie są sposoby rozwiązywania sporów, na czym polega postępowanie pozasądowe, oraz jaką rolę w całym tym procesie odgrywa mediacja. Poznaj również specyfikę sporów w branży telekomunikacyjnej i możliwości ich rozwiązywania.

Jakie są sposoby rozwiązywania sporów?

Pozasądowe rozwiązywanie sporów obejmuje metody, które mają na celu szybkie i skuteczne zakończenie konfliktów. Każda z nich daje możliwość uniknięcia długotrwałego procesu sądowego, zapewniając stronom większą kontrolę nad wynikiem sprawy.

Do najpopularniejszych sposobów rozwiązywania sporów należą:

• Mediacja – proces, w którym neutralny mediator pomaga stronom dojść do porozumienia. Rozmowy są prowadzone w poufnej atmosferze, co sprzyja otwartej komunikacji.
• Arbitraż – w tej formie sporu decydującą rolę odgrywa arbiter, którego decyzja ma wiążący charakter.
• Negocjacje – bezpośrednie rozmowy stron, które mają na celu znalezienie rozwiązania satysfakcjonującego obie strony.
• Postępowanie przed Rzecznikiem Praw Konsumentów – konsumenci mogą zgłaszać się do Rzecznika Praw Konsumentów, który podejmuje działania zmierzające do polubownego rozwiązania sporu.

Każda z tych metod ma swoje zalety, a wybór odpowiedniej zależy od specyfiki sporu, oczekiwań stron i gotowości do współpracy.

Na czym polega postępowanie pozasądowe?

Postępowanie pozasądowe to procedura, która umożliwia rozstrzyganie sporów poza tradycyjnym procesem sądowym. Proces ten może być inicjowany przez konsumenta, który składa wniosek do odpowiedniej instytucji, np. Rzecznika Praw Konsumentów, Inspekcji Handlowej lub Europejskiej Platformy ODR.

Postępowanie w sprawie pozasądowego rozwiązywania sporów konsumenckich odbywa się zgodnie z ustawą o pozasądowym rozwiązywaniu sporów konsumenckich z dnia 23 września 2016 roku, w ramach której dąży się do rozstrzygnięcia sporu, tak aby strony mogły osiągnąć porozumienie bez konieczności angażowania sądu, oszczędzając czas, koszty i unikając nadmiernego formalizmu.

W toku postępowania sądowego konflikt rozstrzygany jest przez sędziego, co może wiązać się z długotrwałymi procedurami, większymi kosztami i brakiem wpływu stron na ostateczną decyzję.

Natomiast polubowne rozwiązywanie sporów pozwala stronom na większą elastyczność i kontrolę nad procesem, umożliwiając zakończenie sporu na etapie negocjacji, mediacji lub arbitrażu, często w znacznie krótszym czasie.

Etapy postępowania pozasądowego obejmują:

• Złożenie wniosku – konsument składa wniosek o wszczęcie postępowania do odpowiedniej instytucji lub organu.
• Analiza sprawy – instytucja bada zasadność wniosku konsumenta i sprawdza, czy spór może być rozwiązany na drodze polubownej.
• Rozmowy stron – mediator, arbiter lub przedstawiciel organu prowadzi rozmowy ze stronami w celu dojścia do porozumienia.
• Zawarcie ugody między konsumentem a przedsiębiorcą lub zakończenie postępowania – jeśli strony osiągną porozumienie, spór zostaje zakończony. W przeciwnym razie sprawa może zostać skierowana na drogę sądową.

Rozwiązanie sporu konsumenckiego poprzez udział w postępowaniu pozasądowym jest skuteczną i coraz częściej wybieraną alternatywą wobec tradycyjnego procesu sądowego. Dzięki wykorzystaniu narzędzi, takich jak mediacja, arbitraż lub platforma internetowego rozstrzygania sporów (ODR), strony mogą osiągnąć porozumienie w bardziej przyjazny i mniej formalny sposób.

Rola mediacji

Mediacja to jedna z najskuteczniejszych metod rozwiązywania sporów z konsumentem bez konieczności wchodzenia na drogę sądową. W procesie mediacji neutralna, bezstronna osoba – mediator – wspiera strony w osiągnięciu porozumienia, które będzie satysfakcjonujące dla obu stron. Mediacja może być zastosowana w różnych typach sporów, np. takich jak spór dotyczący realizacji umowy lub niezrealizowanej reklamacji.

Kiedy można wystąpić z wnioskiem o wszczęcie mediacji?

Wystąpienie z wnioskiem o wszczęcie mediacji może nastąpić na każdym etapie sporu – zarówno przed skierowaniem sprawy do sądu, jak i w trakcie toczącego się postępowania sądowego.

W przypadku sporu pomiędzy konsumentem a przedsiębiorcą wniosek o mediację może zostać złożony bezpośrednio do instytucji mediacyjnej, takiej jak Inspekcja Handlowa lub inna organizacja zajmująca się ochroną praw konsumentów. Mediację można także zaproponować za pośrednictwem platformy internetowego rozstrzygania sporów (ODR) w przypadku sporów transgranicznych.

Jak wygląda proces mediacji?

Proces rozpoczyna się od złożenia wniosku o wszczęcie mediacji. Po zaakceptowaniu mediacji przez obie strony, mediator ustala zasady spotkań oraz harmonogram rozmów. W trakcie sesji mediacyjnych każda ze stron przedstawia swoje stanowisko, a mediator wspiera strony w szukaniu wspólnego rozwiązania. W efekcie mediacja kończy się ugodą, która, jeśli zostanie zaakceptowana przez obie strony, ma moc prawną i jest egzekwowana, podobnie jak wyrok sądu.

Główną zaletą mediacji jest to, że strony mają większą kontrolę nad wynikiem postępowania. W przeciwieństwie do wyroku sądowego, rozwiązanie wypracowane podczas mediacji jest wspólnie uzgodnione przez obie strony. Dodatkowo, mediacja odbywa się w atmosferze poufności, co minimalizuje ryzyko ujawnienia szczegółów sporu osobom trzecim.

Rozwiązywanie sporów w sprawach telekomunikacyjnych

Spory w sprawach telekomunikacyjnych najczęściej dotyczą kwestii związanych z realizacją usług przez operatorów telekomunikacyjnych oraz praw przysługujących konsumentom.

Najczęściej polubownie rozwiązywane są spory:

• Dotyczące rachunków i faktur – nieprawidłowe naliczanie opłat, błędy w fakturach, naliczanie dodatkowych opłat bez zgody klienta.
• Związane z przerwami w dostawie usług – przerwy w dostępie do internetu, awarie sieci telekomunikacyjnej, problemy z sygnałem lub zasięgiem.
• Wynikające z warunków umowy – zmiana warunków umowy bez zgody konsumenta, problemy z rozwiązaniem umowy przed terminem, brak realizacji obiecanych usług.
• Dotyczące obsługi klienta – brak odpowiedzi na reklamację, niewłaściwa obsługa klienta, brak dostępu do wsparcia technicznego.

Kluczową rolę w rozwiązywaniu sporów między konsumentami a operatorami telekomunikacyjnymi pełni Urząd Komunikacji Elektronicznej (UKE). UKE umożliwia konsumentom złożenie wniosku o polubowne rozwiązanie sporu, co pozwala uniknąć długotrwałego procesu sądowego. W postępowaniu prowadzonym przez UKE obie strony mają możliwość przedstawienia swojego stanowiska, a celem jest osiągnięcie kompromisu z korzyścią dla obu stron.

Jak wygląda proces składania reklamacji?

1. Zgłoszenie reklamacji do operatora – w pierwszej kolejności klient powinien zgłosić reklamację bezpośrednio do operatora telekomunikacyjnego. Reklamacja może być złożona w formie pisemnej, telefonicznej, elektronicznej lub osobiście w punkcie obsługi klienta.
2. Oczekiwanie na odpowiedź operatora – operator ma obowiązek udzielenia odpowiedzi na reklamację w terminie 30 dni od jej zgłoszenia. Jeśli nie dotrzyma tego terminu, uznaje się, że reklamacja została rozpatrzona na korzyść klienta.
3. Dalsze kroki – w przypadku braku porozumienia klient ma prawo do skorzystania z pomocy UKE, mediacji, arbitrażu lub skierowania sprawy do sądu.

Polubowne rozwiązywanie sporów to nie tylko oszczędność czasu i kosztów, ale także sposób na utrzymanie pozytywnej relacji między klientem a operatorem.

W dniu 23 listopada 2024 r. na Wydziale Prawa i Administracji UAM miała miejsce uroczystość promocji habilitacyjnych oraz doktorskich, której towarzyszył akt wręczenia czterech dyplomów doktorów habilitowanych oraz trzydziestu dyplomów doktorskich. W tym wyjątkowym wydarzeniu uczestniczył także mecenas dr Włodzimierz Głowacki.

hasztag#GWLEX hasztag#UAM hasztag#DOKTOR hasztag#DYPLOMY

Znak towarowy to wszystko, co odróżnia przedsiębiorcę i jego usługi lub produkty od innych, dostępnych na rynku, czyniąc je niepowtarzalnymi i oryginalnymi. Znakiem towarowym może być logo, nazwa czy cokolwiek innego, czym przedsiębiorca zdecyduje się oznaczyć swoje towary.

Znak towarowy w Polsce stanowi własność intelektualną, ale wymaga zgłoszenie go w Urzędzie Patentowym w celu ochrony praw autorskich i kradzieży czy plagiatu znaku towarowego. Dowiedz się, jak zarejestrować znak towarowy, ile trwa rejestracja i czas trwania okresu ochronnego oraz dlaczego warto uzyskać prawo ochronne do znaku towarowego.

Jak długo można chronić swój znak towarowy?

Ochrona znaku towarowego obejmuje okres 10 lat od daty zgłoszenia znaku towarowego. Jeszcze przed upływem tego czasu należy złożyć wniosek o przedłużenie go na kolejne 10 lat. Dotyczy to zarówno polskich, jak i unijnych znaków towarowych.

Częstym błędem popełnianym przez przedsiębiorców jest określenie początku okresu ochronnego od daty otrzymania decyzji o rejestracji znaku. Tymczasem od złożenia wniosku do przyznania decyzji może upłynąć od 3 do nawet 24 miesięcy. Zazwyczaj cały proces zajmuje około 6 miesięcy, a uzyskana decyzja działa obowiązuje wstecz, czyli od daty zgłoszenia.

Z tego powodu przedsiębiorca może źle obliczyć, kiedy upływa czas ochronny i wnieść wniosek o przedłużenie go zbyt późno. W efekcie ktoś inny może w tym czasie pozyskać prawo do znaku towarowego. Przedsiębiorca musi więc sam pamiętać o upływie czasu ochronnego.

Jest to szczególnie ważne, gdyż nie jest wydawana żadna decyzja o wygaśnięciu prawa na skutek upływu okresu ochrony, nie ma też żadnej informacji na ten temat.

Przedłużenie ochrony znaku towarowego wymaga złożenia wniosku i wniesienia wymaganej opłaty za następny okres ochronny. Wniosek można złożyć za dodatkową opłatą w terminie 6 miesięcy po upływie czasu ochronnego.

Po upływie tego czasu nie ma możliwości przedłużenia prawa ochronnego. Konieczne wtedy jest ponowne zastrzeżenie znaku towarowego i jego rejestracja w Urzędzie Patentowym.

Co daje ochrona znaku towarowego w Urzędzie Patentowym?

Posiadanie świadectwa ochronnego rejestracji znaku towarowego nie tylko uprawnia do używania znaku jako oficjalnej nazwy czy logo firmy. Daje to pewność prawa własności do marki i możliwość budowania pozycji firmy na rynku.

Po zarejestrowaniu danej nazwy czy logo firmy zyskujemy monopol na posługiwanie się nią nie tylko lokalnie, ale w całej Polsce. Eliminuje to ryzyko podszycia się pod przedsiębiorstwo i padnięcia ofiarą nieuczciwej konkurencji.

Mając świadectwo rejestracji, z łatwością zablokujesz działania nieuczciwego konkurenta i zadbasz o swoją własność intelektualną. Zdecydowana większość sporów na tym tle nie miałaby miejsca, gdyby przedsiębiorcy od razu zdecydowali się na zastrzeżenie znaku towarowego w Urzędzie Patentowym, a nie bazowali jedynie o darmową ochronę wynikającą z przepisów, która nie jest jednoznaczna.

Zastrzeżony znak towarowy – rejestracja

Proces rejestracji znaku towarowego w urzędzie można podzielić na dwa etapy. Pierwszy z nich dotyczy przygotowania znaku towarowego i należy do zrobić jeszcze przed jego zgłoszeniem. Przedsiębiorca powinien:

• wybrać, co chce zastrzec jako znak towarowy (nazwę firmy lub logo),
• sprawdzić, czy istnieje możliwość uzyskania ochrony na taką markę,
• wybrać klasy towarowe, towary i usługi,
• złożyć wniosek o rejestrację do wybranego Urzędu Patentowego,
• wnieść opłatę za zgłoszenie znaku towarowego do rejestracji.

Po dokonaniu zgłoszenia następuje rozpatrzenie wniosku przed Urząd Patentowy i wydanie decyzji o przyznaniu lub odmowie udzielenia prawa ochronnego. W związku z tym przedsiębiorca musi być przygotowany do przekonania eksperta do przyznania ochrony oraz przetrwania ataków ze strony konkurencji.

Gdy Urząd Patentowy rozpatrzy wniosek pozytywnie, natychmiast poinformuje o tym w Biuletynie Urzędu Patentowego. Od tego momentu inne podmioty mają 3 miesiące na wniesienie sprzeciwu.

Jeżeli w tym czasie nie wpłynie sprzeciw wobec zgłoszenia, Urząd Patentowy wyda oficjalną decyzję o przyznaniu prawa ochronnego na znak towarowy (chyba że w między czasie dowie się o okolicznościach, które uniemożliwiają zastrzeżenie zgłoszonego znaku towarowego).

Dlaczego warto uzyskać prawo ochronne na znak towarowy?

Uzyskanie prawa do posługiwania się znakiem towarowym to dobry ruch marketingowy i jednocześnie podstawa budowania własnej marki i rozwoju biznesu bez ryzyka nieuczciwej konkurencji.

Zyskujesz pewność, że masz prawo własności do marki

Prawo ochronne znaków towarowych to najszybsze i najskuteczniejsze narzędzie do obrony podmiotu gospodarczego i ważny element w wypadku sporów sądowych prowadzonych z powodu jego kradzieży. Uzyskanie rejestracji indywidualnego znaku towarowego daje pewność, że tylko jeden przedsiębiorca ma prawo do używać, a nikt inny nie może czerpać z niego zysków.

Zastrzegając logo i nazwę firmy, chronimy swój biznes i renomę, zwłaszcza gdy dynamicznie się rozwija i staje się coraz bardziej rozpoznawalna.

Unikasz ryzyka kradzieży Twojego znaku towarowego

Kradzież nazwy czy logo firmy, czyli znaku towarowego, to częsty proceder, który stosują nieuczciwi przedsiębiorcy. Wykorzystując rozpoznawalne logo czy chwytliwą nazwę, którą posługuje się firma odnosząca sukcesy, mogą wprowadzać w błąd klientów i kontrahentów, zwłaszcza jeśli chodzi o charakter, przeznaczenie, jakość, właściwości czy pochodzenie oferowanych towarów i usług. W ten sposób mogą bardzo popsuć wizerunek firmy w oczach odbiorców, co w konsekwencji prowadzi do utraty klientów i zysków.

Temu wszystkiemu można zaradzić i zapobiec przez rejestrację znaku towarowego w Urzędzie Patentowym. Mając taką decyzję, przedsiębiorca zawsze jest w stanie udowodnić, że ma prawo do wyłącznego używania nazwy czy logo i z łatwością wygra w przypadku sprawy sądowej.

Rejestracja znaku towarowego (nazwy firmy) podnosi sprzedaż

Rejestrując znaki towarowe, wzory przemysłowe czy wynalazki chronisz się przed ich kopiowaniem, a co za tym idzie, zyskujesz przewagę konkurencyjną. Zyskujesz też narzędzia do blokowania nieuczciwej konkurencji. W konsekwencji, oferując produkty i usługi oryginalne i najlepszej jakości, możesz liczyć na zwiększenie sprzedaży i większe zyski.

Czy firmy lekceważą ochronę swojego znaku towarowego?

Badania EUIPO i EPO z 2021 roku okazują, że zaledwie 10,1% polskich firm z sektora MŚP zdecydowało się na zastrzeżenie nazwy i logo jako znaku towarowego, wyglądu produktu jako wzoru przemysłowego czy opatentowanie wynalazku. To pokazuje, że wciąż zdecydowana większość firm lekceważy ochronę swojej marki osobistej. Może to wynikać z niewiedzy i nieznajomości konsekwencji, jakie się z tym wiążą.

Zespół Kancelarii w składzie r.pr. Maksymilian Cudnik oraz r.pr. Paweł Dymek wsparli Klienta w przeprowadzeniu transakcji obejmującej szereg zmian korporacyjnych w spółkach wchodzących w skład grupy, która obejmowała zarówno spółki kapitałowe jak i spółki osobowe.

Projekt zakładał w szczególności modyfikację struktury kapitałowej poprzez dopuszczenie do spółek nowego wspólnika oraz zmianę stosunku udziałów kapitałowych dotychczasowych wspólników. W celu realizacji powyższych zmian niezbędna była między innymi emisja nowych udziałów, która skierowana była do oznaczonego nabywcy oraz zawarcie szeregu umów sprzedaży udziałów, celem doprowadzenia do pożądanej przez Klienta struktury kapitałowej grupy.

Wsparcie Kancelarii obejmowało także zmianę treści poszczególnych umów spółek, dopuszczenie do zarządu nowych osób, a następnie zgłoszenie zmian do sądu rejestrowego, a także niezbędne aktualizacje w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych.

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, czyli tzw. dyrektywy o sygnalistach, zaczęła obowiązywać 16 grudnia 2019 r.

Unia Europejska przewidziała dwa etapy wdrożenia przepisów na grunt przepisów krajowych. Czas na implementację do polskiego porządku prawnego względem organów administracji publicznej zatrudniających co najmniej 50 pracowników oraz przedsiębiorstw zatrudniających ponad 250 pracowników wyznaczony został do dnia 17 grudnia 2021 r. Kolejny etap wdrożenia – w odniesieniu do mniejszych przedsiębiorstw, na rzecz których pracę świadczy co najmniej 50 pracowników wyznaczony został na 17 grudnia 2023 r. Niestety ani w pierwszym, ani w drugim przypadku Polska nie dotrzymała wyznaczonego terminu.

Obecnie trwają wzmożone prace nad projektem ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (tzw. ustawa o sygnalistach). Zgodnie z zapowiedziami, rząd planuje przyjąć projekt w pierwszym kwartale 2024 r., w związku z czym już niedługo na pracodawcach, na rzecz których wykonuje lub świadczy prace co najmniej 50 osób, będą ciążyć nowe obowiązki.

Głównym celem wdrożenia założeń dyrektywy o sygnalistach jest zapewnienie im wysokiego poziomu ochrony przed tzw. działaniami odwetowymi, których otwarty katalog został wskazany w projekcie ustawy.  

Prace nad ustawą wciąż trwają, jednakże zgodnie z projektem z 8 stycznia 2024 r. sygnaliści mogą skorzystać z trzech kanałów zgłaszania nieprawidłowości: wewnętrznego (wewnętrzna procedura zgłaszania nieprawidłowości), zewnętrznego (tj. do wyodrębnionych organów administracji publicznej) lub ujawnienia publicznego (do informacji publicznej).

Wdrożenie założeń dyrektywy oznacza dla przedsiębiorców oraz podmiotów publicznych konieczność przygotowania i wdrożenia nowych procedur wewnętrznych. 

Ustawa określa rodzaje nieprawidłowości, które podlegać będą zgłoszeniu w ramach procedur przewidzianych ustawą. Naruszeniem prawa w rozumieniu projektu ustawy jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

1)       zamówień publicznych;

2)       usług, produktów i rynków finansowych;

3)       przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

4)       bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

5)       bezpieczeństwa transportu;

6)       ochrony środowiska;

7)       ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

8)       bezpieczeństwa żywności i pasz;

9)       zdrowia i dobrostanu zwierząt;

10)    zdrowia publicznego;

11)    ochrony konsumentów;

12)    ochrony prywatności i danych osobowych;

13)    bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

14)    interesów finansowych skarbu państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

15)    rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publiczno-prawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

Ustawodawca przewiduje możliwość poszerzenia katalogu nieprawidłowości, których dotyczyć może zgłoszenie. Ustawodawca dopuszcza bowiem, by dany przedsiębiorca dodatkowo ustanowił zgłaszanie naruszeń dotyczących obowiązujących w tym podmiocie regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.

PROCEDURA WEWNĘTRZNEGO ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI

Obowiązki wynikające z ustawy w zakresie ustalenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń dotyczą jednostek publicznych oraz przedsiębiorstw, na rzecz którego wykonuje lub świadczy pracę co najmniej 50 osób. Przyjąć należy, ze pula ta obejmuje nie tylko pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy, ale również osoby zatrudnione na umowach cywilnoprawnych czy B2B.

Podmioty na rzecz których wykonuje lub świadczy prace mniej niż 50 osób również mogą ustalić taką procedurę – zależy to wówczas wyłącznie od ich decyzji, bowiem na podstawie ustawy nie są do tego zobowiązane.

W pierwszej kolejności należy przeprowadzić konsultacje odnośnie projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych z zakładową organizacją związkową albo – jeśli nie funkcjonuje organizacja związkowa – z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz tego podmiotu, wyłonionymi w trybie u niego przyjętym.

Konsultacje trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury. Po odbyciu konsultacji, procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę, w sposób przyjęty w danym podmiocie prawnym.

Projekt ustawy przewiduje konieczne elementy procedury zgłoszeń wewnętrznych, która powinna określać:

1. wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń;
2. sposoby przekazywania zgłoszeń przez zgłaszającego (obejmujące przynajmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie) wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanych dalej „adresem do kontaktu”;
3. bezstronną, wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej; rolę tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność;
4. obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
5. obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3;
6. maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej;
7. zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Przedsiębiorca jest zobowiązany do przekazania zgłaszającemu informacji zwrotnej w terminie wyznaczonym projektem ustawy. Informacja zwrotna powinna być przekazana w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych może przewidywać dodatkowe elementy, takie jak:

1. wskazanie katalogu dodatkowych naruszeń, które mogą być zgłaszane w ramach procedury, poza naruszeniami, które przewidziane zostały w ustawie;
2. wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń;
3. informację, że zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych;
4. określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a osoba dokonująca zgłoszenia uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.

Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub w formie bezpośredniego spotkania zezgłaszającym (w ciągu 14 dni od otrzymania wniosku zgłaszającego o zorganizowanie spotkania) dokumentowanego nagraniem rozmowy lub sporządzeniem protokołu albo za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej – w tym za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej, za zgodą zgłaszającego, co jest dokumentowane w formie dokładnej transkrypcji rozmowy i sporządzenia  protokołu rozmowy.

Przedsiębiorca zobowiązany jest zapewnić, aby procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiały uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewniały ochronę poufności tożsamości zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.

Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

Ochronę poufności ma wzmacniać fakt, że osoby upoważnione do przyjmowania i weryfikowania zgłoszeń, a także wykonywania działań następczych muszą być zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę. 

Po przetworzeniu zgłoszenia, przedsiębiorca zobowiązany jest do powzięcia działań następczych, które mają doprowadzić do zbadania i oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz zaradzenia naruszeniom będącym przedmiotem zgłoszeń.

Projket ustawy nie określa wprost, jakie działania następcze należy w przypadku poszczególnych nieprawidłowości podjąć, jednakże z treści przepisów wynika, że działania następcze, powinny obejmować ocenę mającą na celu ustalenie czy istnieją dowody, że mogło dojść do naruszenia. W przypadku gdy ocena jest negatywna (w ocenie osoby odpowiedzialnej nie doszło do naruszenia) postepowanie w wyniku zgłoszenia można zamknąć, o czym niezwłocznie należy poinformować sygnalistę (o takiej decyzji i jej przyczynach) – wraz z odpowiednim uzasadnieniem.

W przypadku oceny pozytywnej (osoba odpowiedzialna uzna, że naruszenie miało miejsce), należy podjąć odpowiednie działania w celu rozwiązania problemu zgłaszanego przez sygnalistę, o czym również informuje sygnalistę.

Przedsiębiorca zobowiązany jest do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych, który zawiera:

1. numer zgłoszenia;
2. przedmiot naruszenia;
3. dane osobowe zgłaszającego oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4. adres do kontaktu zgłaszającego;
5. datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
6. informację o podjętych działaniach następczych; 
7. datę zakończenia sprawy.

Co to jest i ile wynosi termin przedawnienia?

Każde roszczenie ma swój „okres ważności”. Przedawnienie długu oznacza, że dłużnik nie jest już prawnie zobowiązany do uregulowania zaległych płatności. Chociaż termin sześciu lat jest często przywoływany w kontekście przedawnienia, to jednak długość terminu przedawnienia zależy od specyfiki danego roszczenia. Koniec roku to dobry czas na audyt roszczeń majątkowych i weryfikację, czy aby na pewno nie ulegają one przedawnieniu.

Termin przedawnienia wynosi zazwyczaj sześć lat. Termin ten rozpoczyna bieg od chwili wymagalności roszczenia. Obok sześcioletniego terminu przedawnienia, jest też drugi ogólny termin przedawnienia wynoszący trzy lata. Trzyletni termin ma zastosowanie do roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz roszczeń o świadczenia okresowe.

Od ogólnej zasady jest wiele wyjątków, w tym takich, które przewidują znacznie krótszy termin przedawnienia roszczeń. Przykładem jest termin przedawnienia roszczeń regresowych sprzedawcy w związku z wadliwością rzeczy sprzedanej, który wynosi jedynie 6 miesięcy. Z kolei roszczenia z umowy przewozu rzeczy przedawniają się z upływem 1 roku od dnia dostarczenia przesyłki lub dnia, kiedy miała być ona dostarczona.

Dla wielu roszczeń wynikających z umów, przepisy KC przewidują również krótszy – dwuletni termin przedawnienia. Są to mi.in roszczenia:

• z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy,
• z umowy o dzieło,
• z umowy zlecenia (część roszczeń).

Jak należy liczyć terminy przedawnienia?

Terminy przedawnienia wynoszące więcej niż dwa lata, będą w znaczącej liczbie przypadków zawsze dłuższe niż pełne lata kalendarzowe. Każdy z nich, musi bowiem zakończyć się z końcem roku. Ułatwia to też kwestię ewentualnych obliczeń.

Dla przykładu:

• 3-letni termin przedawnienia, który rozpoczął bieg 20 grudnia 2020 r., upłynie 31 grudnia

2023 r.

• 6-miesięczny termin przedawnienia, który rozpoczął bieg 22 czerwca 2023 r., upłynie

22 grudnia 2023 r., a nie 31 grudnia 2023 r.

• roczny termin przedawnienia, który rozpoczął bieg 22 czerwca 2023 r., upłynie 22 czerwca

2024 r., a nie 31 grudnia 2024 r.

W czym możemy pomóc?

Niniejszy alert ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.

W celu odzyskania wymagalnych należności warto skorzystać z fachowej obsługi prawnej w celu skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego lub uzyskania uznania roszczenia przez dłużnika.