Nadchodzące zmiany w zakresie e-faktur

Zagadnienia związane z Ustawą o Krajowym Systemie E-Faktur i nowych obowiązkach dla przedsiębiorców.

Szanowni Państwo,

w związku z niedawnym przyjęciem przez Radę Ministrów ustawy o krajowym systemie e-Faktur (KSeF) przedstawiamy opracowanie dotyczące nowych obowiązków, które spoczywać będą na przedsiębiorcach, jak i zakresu możliwych do podjęcia działań.

W niniejszym opracowaniu pragniemy wskazać Państwu najważniejsze obowiązki i korzyści wynikające z nadchodzących zmian w prawie podatkowym. Mamy nadzieję, że przedstawiony materiał w kompleksowej ale kompletnej formie będzie dla Państwa przewodnikiem po dzisiejszych wymaganiach wynikających z obowiązującego prawa.

Ufamy, że materiał okaże się dla Państwa pomocny.

W dniu 9 maja 2023 roku Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Od 1 lipca 2024 roku większość polskich podatników zobowiązana jest do wystawiania obowiązkowych e-Faktur ustrukturyzowanych. Wyjątkiem będą podmioty zwolnione z podatku VAT, które zostaną objęte nowymi obowiązkami dopiero z początkiem 2025 roku.

Podsumowanie najważniejszych zmian związanych z KSeF

• Obowiązkiem wystawiania e-Faktur w relacjach pomiędzy przedsiębiorcami (B2B) objęte zostaną wszystkie podmioty prowadzące działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, a także podmioty zagraniczne, które w rozumieniu polskiej ustawy o VAT prowadzą w tym celu działalność w Polsce – w odniesieniu do wszelkich faktur, które wystawiane są zgodnie z przepisami polskiej ustawy VAT.
• Ustawodawca zrezygnował z nałożenia obowiązku wystawiania e-Faktur w relacjach przedsiębiorca – konsument, co oznacza, że przedsiębiorcy prowadzący działalność na terytorium RP, będą musieli przygotować się na nowe obowiązki i wprowadzić odpowiednie środki, które uwzględnią różne sposoby wystawiania przez nich faktur – zarówno w relacjach przedsiębiorców z konsumentami, jak i w relacjach z innymi przedsiębiorcami, czy przedsiębiorcami, którzy stałe miejsce prowadzenia działalności posiadają za granicą.
• Ustawa nadal budzi sporo wątpliwości – część z nich wyjaśniona została przez Ministerstwo Finansów w ramach pytań i odpowiedzi dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur.

Czy ustrukturyzowane e-Faktury będą obowiązkowe dla wszystkich podmiotów?

• Założeniem Ministerstwa Finansów jest by ustandaryzowane faktury obowiązkowe były dla wszystkich podmiotów, które wystawiają faktury na gruncie polskiego prawa podatkowego.
• Ministerstwo Finansów w wyniku przeprowadzenia konsultacji w zakresie projektu ustawy wdrażającej KSeF, zadecydowało o przesunięciu wejścia w życie ustawy z dnia 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.
• Ministerstwo Finansów odpowiedziało tym samym na sygnały przedsiębiorców, którzy zaznaczyli, iż potrzebują znacznie więcej czasu na przystosowanie się do nowo wprowadzanych obowiązków – szczególnie w kontekście różnego rodzajów faktur, które będą musieli wystawiać z tytułu prowadzonej przez siebie działalności.
• Ministerstwo Finansów nie wskazało kompletnej listy podmiotów, które zostaną objęte nowymi obowiązkami, jednakże na podstawie decyzji Komisji Europejskiej można wysnuć wniosek, że nie będzie to dotyczyć podmiotów zagranicznych. Mając na uwadze rozbieżności pomiędzy polską, a angielską wersją językową, nie można jednakże wykluczyć, że obowiązkiem objęte zostaną także podmioty zagraniczne posiadające stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT na terytorium RP.

Dostosowanie firm do nowych obowiązków

• Pamiętać należy, iż czasu na dostosowanie się przez firmy do nowych obowiązków jest relatywnie niewiele – w szczególności mając na względzie, iż wystawianie, jak i odbieranie e-faktur wymagać będzie od firm podjęcia nowych rozwiązań technologicznych.
• Nie należy zapominać, iż poza rozwiązaniami technologicznymi, firmy będą musiały przygotować się na zmianę dotychczasowo obowiązujących procedur, przeszkolenie swoich pracowników w zakresie wystawiania e-Faktur, a także wprowadzić odpowiednie mechanizmy kontroli merytorycznej danych zawartych na nowych fakturach, które przekazywane będą następnie do kontrolujących.
• Z uwagi na szeroki zakres raportowanych danych, które będą następnie szczegółowo weryfikowane, jak i relatywnie niewielką wiedzę na temat uzupełniania pól nieobowiązkowych/opcjonalnych, może pojawić się konieczność podjęcia odpowiednich kroków w zakresie gromadzenia i prezentacji danych przez przedsiębiorców.
• Struktura e-Faktur zawiera elementy, których stosowanie jest dobrowolne, jednakże ich uwzględnianie może być podyktowane charakterem prowadzonej działalności przez podmioty objęte nowymi obowiązkami. W związku z powyższym rekomendowane jest, by wykorzystać czas, w którym system jest dobrowolny i podjąć działania w celu przygotowania się do nowych obowiązków.

Możliwość samofakturowania

Rozwiązania zaprezentowane w ustawie przewidują możliwość wystawiania faktur w ramach samofakturowania, tj. wystawiania przez nabywcę faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Zgodnie ze wskazaniami Ministerstwa Finansów, po pierwsze sprzedawca będzie musiał nadać nabywcy uprawnienie do samofakturowania w KSeF. Następnie e-faktury będą mogły być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę lub przez podmioty uprawnione przez niego w tym zakresie.

Co z podmiotami, które stosują obecnie elektroniczną wymianę faktur (EDI)?

Podatnicy, którzy wdrożyli rozwiązania w zakresie EDI, tj. stosujący standardowe faktury elektroniczne, również zobligowani będą do dostosowania się do wymogów systemu KSeF.

Oznacza to, że zmianą objęci zostaną przedsiębiorcy, którzy już wdrożyli rozwiązania w zakresie elektronicznych, jednakże warto w tym miejscu zwrócić uwagę, że potencjalnie łatwiejsze będzie wprowadzenie nowych obowiązków podyktowanych ustawą w przypadku gdy firma wprowadziła już stosowne rozwiązania w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów.

Załączniki do faktury w kontekście KSeF

Aktualna wersja nie przewiduje możliwości dołączenia żadnych załączników w postaci zewnętrznych plików do faktur wystawionych przez KSeF, co oznacza, że w przypadku takich załączników, jak np. specyfikacja zamówionych towarów, będą one musiały być wysyłane odrębnie od faktury (np. mailowo). Istnieje także możliwość przekazania faktury po jej wystawieniu w KSeF poza systemem wraz z odpowiednimi załącznikami.

Rozwiązaniem, na które się obecnie wskazuje, może być również umieszczanie stosownych załączników w repozytorium specjalnie przygotowanym przez wystawcę faktury i umieszczanie indywidualnych linków do załączników w treści faktury wystawionej poprzez KSeF. Rozwiązanie to pozwoliłoby odbiorcy na pobieranie i przyporządkowanie załączników do poszczególnych faktur.

Pole „Dodatkowy Opis”, który dla każdej faktury może wystąpić do 12 razy, składa się z par znaczników Klucz – Wartość, w których podawać można dowolne wartości tekstowe, co oznacza, iż jeżeli załącznik składałby się wyłącznie z tekstu, pole to może okazać się przydatne w tym zakresie. Pamiętać jednakże należy, iż na chwilę obecną nie przewidziano możliwości powiązania e-faktury z odrębnym plikiem stanowiącym załącznik do faktury.

Doręczanie faktur w świetle projektu ustawy

Kwestia sposobu doręczania e-faktur uzależniona jest od wyrażenia zgody przez nabywcę na ten sposób otrzymywania faktur.

Jeżeli nabywca nie wyrazi takiej zgody, sprzedawca może wystawić fakturę za pośrednictwem KSeF, jednakże nadal ciążyć będzie na nim obowiązek doręczenia faktury w innej, ustalonej z nabywcą formie – mailowo, za pomocą tradycyjnej poczty, czy wystawiając „standardową” fakturę elektroniczną (z zastrzeżeniem, że nabywca wyraził zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych z wyłączeniem faktur w KSeF).

Kluczowym jest, by w przypadku rozbieżności w formie wystawionych faktur, dane w nich zawarte były jednakowe i tożsame treściowo. W przypadku rozbieżności, powstaje ryzyko związane z tym, że przedsiębiorca wprowadzi do obrotu dwie faktury za ten sam towar lub usługę, co z kolei wiązać się będzie z obowiązkiem naliczenia podatku VAT za obie faktury.

E-faktury, a raportowanie danych w zakresie JPK_V7 i JPK_VAT

Przepisy wprowadzające KSeF nie określają wszystkich elementów, które powinny znajdować się w treści faktury, co oznacza, że raportowanie danych nie wykracza poza dotychczasowe obowiązki wynikające z ustawy o VAT.

Zwrócić należy uwagę, że e-faktury w obecnym kształcie obejmują szerszy zakres raportowanych danych, niż JPK_VAT, czy JPK_V7

Obecny schemat e-faktur obejmuje wiele pól, które są polami opcjonalnymi w związku z czym brak ich wypełnienia nie będzie wpływać na ważność wystawionej faktury ustrukturyzowanej. Zgodnie z informacjami przekazanymi przez Ministerstwo Finansów, część pól obejmuje tzw. dodatkowe elementy faktury, które nie wynikają z przepisów ustawy o VAT i ich zastosowanie jest dobrowolne.

Pola opcjonalne dotyczą także informacji wymaganych od strony merytorycznej oraz biznesowej, co oznacza, że odpowiednia klasyfikacja i identyfikacja pól będzie mieć istotne znaczenie w kontekście przygotowania do wdrożenia odpowiednich rozwiązań przez przedsiębiorców.

Co to oznacza w praktyce?

Należy zwrócić szczególną uwagę na fakt, iż każda e-faktura powinna odpowiadać strukturze logicznej FA(2), która z dniem 1 września 2023 roku zastąpiła dotychczasową strukturę FA(1). Oznacza to, że przedsiębiorcy korzystający z KSeF zobowiązani są wystawiać faktury wyłącznie w strukturze logicznej FA(2), zaś ewentualne błędy takie jak niewypełnienie pola, które w ramach struktury jest obowiązkowe, może pociągać za sobą skutek w postaci odrzucenia e-faktury.

Struktura FA(2) ma obecnie zastosowanie do wszystkich ustrukturyzowanych faktur wystawianych od 1 września 2023 r. – w tym faktur, które pierwotnie wystawione zostały przy użyciu struktury FA(1).

Istotnym jest, że ww. struktura obejmuje pola, których obowiązek wypełnienia zaktualizuje się w momencie wypełnienia określonych węzłów/sekwencji, które co zasady są opcjonalne, a w których pola te są zawarte, pomimo że dotyczą elementów których nie wymaga ustawa o VAT.

Innymi słowy, w wypadku wypełniania fakultatywnych węzłów/sekwencji zawartych w fakturze, zaktualizowane „pola obowiązkowe” w tym węźle/sekwencji również powinna zostać wypełniona by e-faktura została skutecznie wysłana.

Weryfikacja poprawności wystawionych faktur ustrukturyzowanych

Zgodnie z informacjami przekazanymi przez Ministerstwo Finansów, system (bramka KSeF) sprawdzać będzie jedynie techniczną poprawność danych, dokonując sprawdzenia jego zgodności ze wzorcowymi schematami oraz w kontekście posiadania stosownych uprawnień przez podmiot wystawiający fakturę.

Innymi słowy oznacza to, że możliwe będzie wystawienie za pośrednictwem KSeF faktur, które zawierać będą błędy merytoryczne, w tym błędy rachunkowe, bowiem system nie będzie dokonywał w tym zakresie weryfikacji. W takim wypadku pozostanie wystawienie faktury korygującej.

Z uwagi na powyższe, istotnym będzie, by wprowadzić odpowiednie zabezpieczenia mające na celu weryfikację poprawności danych przed wysłaniem faktury do KSeF, co z kolei pozwoli na zminimalizowanie ryzyka późniejszych kontroli.

Z informacji przekazanych przez Ministerstwo Finansów podczas szkolenia przeprowadzonego w ramach Mazowieckiego Oddziału KIDP, kontroli podlegać będzie również, czy dana faktura nie jest duplikatem.

Korzyści dla podatników

Co do zasady podatnicy będą mogli zrezygnować z przechowywania faktur z uwagi na fakt, że faktury przechowywane będą obecnie w systemie.

Należy jednak mieć na uwadze przepisy, które nakładają na podatników obowiązek przechowywania dokumentów przez okres dłuższy niż 10 lat – w KSeF przechowywane będą jedynie przez 10 lat, zaś po tym okresie podatnik będzie musiał zapewnić możliwość przechowania e-faktur we własnym zakresie.

System dopuszcza możliwość zbiorczego pobierania faktur, co ułatwi ich archiwizację, jednakże możliwość ta obejmuje jedynie format XML, co oznacza, że generowanie faktur w postaci plików PDF z wizualizacją faktury będzie musiało odbyć się poza strukturą systemu.

Co z omyłkowo wystawionymi fakturami?

Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa zmiana danych w związku z fakturą wystawioną za pośrednictwem KSeF możliwa jest jedynie poprzez wystawienie faktury korygującej. W takim wypadku faktura, która otrzymała numer KSeF powinna zostać skorygowana do wartości „0”.

Czy obowiązki z ustawy dotyczą sprzedaży lokalnej, czy również sprzedaży na rzecz podmiotów z zagranicy?

Ministerstwo Finansów przekazało, iż wszystkie faktury dokumentujące sprzedaż na terytorium kraju wystawiane w oparciu o polskie przepisy podatkowe podlegać będą wymogom ustawy.

Zagadnienia związane z doręczaniem e-faktur kontrahentom

Wskazać należy, że faktury nie będą automatycznie doręczane kontrahentowi na jego adres mailowy. Założeniem systemu jest umożliwienie zarówno wystawiania przez sprzedawcę, jak i odbierania przez nabywcę e-faktur przez KSeF.

W przypadku, gdy odbiorca faktury nie zaakceptuje tego sposobu doręczania faktur, lub w wypadku problemów z odbieraniem faktur wysyłanych za pośrednictwem systemu, zarezerwowana została możliwość ich przesłania do kontrahenta w tradycyjny sposób – tradycyjną pocztą lub mailowo.

W chwili obecnej brak jest informacji dotyczących szczegółów technicznych w zakresie pobierania faktur za pośrednictwem systemu, jednakże przewiduje się, że w najbliższym czasie zaczną pojawiać się w tym zakresie nowe informacje.

Nawet jeśli podatnik nie będzie przygotowany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, nie wpływa to na możliwość ich odbioru za pośrednictwem systemu. Należy jednak zwrócić uwagę, że sam proces pobierania faktur wymagać będzie wprowadzenia odpowiednich procedur i procesów w przedsiębiorstwie podatnika.

Wystawianie oraz pobieranie faktur

Z obecnie dostępnych informacji opisujących działanie systemu wynika, że o wystawieniu faktury jej odbiorcy nie będą w żaden sposób zawiadamiani. To na odbiorcy spoczywać będzie obowiązek bieżącej weryfikacji faktur wystawionych dla jego przedsiębiorstwa. Jako zaletę tego rozwiązania należy wskazać, iż odbiorca nie będzie jednak zobowiązany do posiadania numeru KSeF faktury by odebrać stosowną fakturę. Nic nie stoi również na przeszkodzie, by kontrahenci porozumiewali się ze sobą w kontekście wystawianych faktur, co pozwoli uniknąć opóźnień w płatnościach i ewentualnych nieporozumień.

Faktury zakupowe w imieniu firmy będą pobierane przez podatnika lub inny podmiot upoważniony przez podatnika w tym celu, zaś nadanie dostępu do ich pobierania odbywać się będzie wyłącznie z poziomu spółki. Co istotne, możliwym będzie ograniczenie roli podmiotu upoważnionego przez podatnika jedynie do określonych działań, np. do pobierania faktur, lecz nie ich wystawiania.

Ministerstwo Finansów udostępniło już oprogramowanie umożliwiające obsługę e-faktur, jednakże należy zaznaczyć, iż służy ono obsłudze przez stosunkowo niewielkie podmioty. Duzi przedsiębiorcy będą zobligowani do samodzielnego dostosowania swoich systemów podatkowych i księgowych do obowiązków wynikających z ustawy.

Planowana jest również możliwość anonimowego dostępu do widoku faktury, co umożliwić ma link generowany przez wystawcę faktury za pośrednictwem API. Każdy posiadacz takiego linku – niezależnie od posiadania konta w KSeF – będzie miał wgląd w zawartość wystawionej faktury.

Ponadto, zgodnie z obecnie projektowanym Rozporządzeniem taki anonimowy dostęp ma być w pierwszej kolejności dostępny dla każdego posiadacza szeregu informacji identyfikujących daną fakturę, tj.:
1) numeru identyfikującego fakturę w KSeF,
2) numeru faktury,
3) numeru (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy albo informacji o braku identyfikatora,
4) imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy albo informacji o braku tych danych,
5) kwoty należności ogółem.

Od czego zacząć wdrażanie e-Faktury w przedsiębiorstwie?

Po pierwsze, istotnym jest, by ocenić stopień skomplikowania wdrożenia nowego sposobu obsługi e-faktur, w szczególności w kontekście działów, które zostaną objęte takimi zmianami, jaki będzie wpływ zmian na obowiązki wynikające z przepisów ustawy o VAT, zakresu działalności przedsiębiorstwa, a także obowiązujących w przedsiębiorstwie procesów w kontekście szeroko pojętego postępowania z fakturami. Kluczowe znaczenie będzie mieć także aspekt procedur wewnętrznego obiegu dokumentów, a także procedury rozliczeń podatkowych.

W przypadku procesów, które charakteryzują się w danym przedsiębiorstwie dużą złożonością, koniecznym może się okazać skorzystanie ze wsparcia z zewnątrz, które zapewni odpowiednie zrozumienie obowiązków płynących z ustawy, a także dostosowanie działalności przedsiębiorstwa do nowo obowiązujących procedur.

Wskazanym jest również, by konsultować się w tym zakresie z kontrahentami i wypracować odpowiednie rozwiązania korzystne z punktu widzenia relacji biznesowej łączącej strony.

Czas potrzebny na wdrożenie może być uzależniony od szeregu czynników. Duże przedsiębiorstwa, które już w tej chwili korzystają z wdrożonych systemów zarządzania ERP, posiadają różne źródła danych, dużą ilość dokumentów, zagraniczne zespoły IT, ograniczone zespoły kadrowe, czy posiadają wielu kontrahentów są świadomi, iż nawet pozostały okres kilku miesięcy na przeprowadzenie niezbędnego procesu wdrożenia obowiązków wynikających z ustawy może okazać się krótki.

W konsekwencji, czas potrzebny na wdrożenie odpowiednich procedur zanim faktury ustrukturyzowane staną się powszechnym obowiązkiem, należy jak najlepiej wykorzystać, by zminimalizować ryzyko poniesienia ewentualnych konsekwencji związanych z opóźnieniem wprowadzenia odpowiednich rozwiązań.  

Wskazanym jest, by poza działem podatkowym, we wdrożenie zaangażować w szczególności osoby odpowiedzialne za realizację działań operacyjnych w firmie, a także osoby odpowiedzialne za księgowanie faktur zakupu oraz sprzedaży, którzy będą zmuszeni zmienić model dotychczasowego działania i przygotować się do obsługi nowej formy fakturowania. Niezbędnym może okazać się także by dostosować procedury w zakresie obiegu dokumentów w organizacji.

Niezbędnym okazać się może zaangażowanie działów IT, osób odpowiedzialnych za rozliczenia księgowo-rozliczeniowe, systemy ERP, a także osób odpowiedzialnych za relacje z kontrahentami (w szczególności gdy wymagane będzie wystawianie faktur w tzw. procesie samo-fakturowania).

Istotne znaczenie będzie mieć również uwzględnienie zmian z poziomu uprawnień użytkowników do systemu oraz zachowania bezpieczeństwa w kontekście dostępu do danych zawartych w systemie. Podatnik powinien mieć na uwadze, by dane przekazywane do KSeF był bezpieczne i niedostępne dla osób nieuprawnionych