E-faktury oraz krajowy system e-faktur – podsumowanie potencjalnych wyzwań i obowiązków dla podatników

Wstęp

Z e-fakturami mamy do czynienia w Polsce od okolic 2018 roku, gdy pierwszy raz podatnicy zetknęli się z elektronicznymi rejestrami VAT. Popularność zawdzięcza względom ekologicznym ale główną korzyścią jest oszczędność czasu oraz możliwość automatyzacji procesów. E-faktury podlegają łatwej integracji z systemami księgowymi i programami do zarządzania firmą, co umożliwia automatyzację procesów księgowych. To z kolei prowadzi do większej efektywności pracy i ograniczenia ryzyka błędów. W związku z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (dalej jako „KSeF”) e-fakturowanie, czyli korzystanie z faktur ustrukturyzowanych stanie się powszechnym obowiązkiem podatników i jedynie w określonych sytuacjach będzie możliwość korzystania z fakturowania papierowego bądź faktur elektronicznych.

Faktura ustrukturyzowana stanie niebawem powszechnym obowiązkiem – doczekała się własnej definicji w ustawie o VAT. Faktura ta stanowi plik tekstowy w formacie XML, który może być znany chociażby z formatu sprawozdań finansowych, które składane są za pośrednictwem internetowego Repozytorium Dokumentów Finansowych. Plik ten musi być jednakże kompatybilny ze strukturą logiczną (schemą) XSD, która została opublikowana przez Ministerstwo Finansów. Spore zmiany czekają przedsiębiorców również w zakresie ich wystawiania – obecnie odbywać się to będzie wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, który stanowi zarządzaną przez Ministerstwo Finansów scentralizowaną platformę do weryfikacji (akceptacji) faktur i ich dopuszczania do obrotu prawnego, w tym doręczania ich kontrahentom przedsiębiorców.

Wystawianie faktur zgodnie ze wskazaną przez Ministerstwo Finansów schemą, obejmującą nie tylko informacje wymienione w ustawie o VAT, ale również najróżniejsze dane biznesowe, ma dać możliwość automatycznego przetwarzania faktur na szeroką skalę dzięki czytelnemu dla oprogramowania określeniu znaczenia poszczególnych danych zawartych w schemie. Niewątpliwie ma to również służyć organom podatkowym w zapewnieniu lepszego wglądu i kontroli nad przepływem faktur pomiędzy przedsiębiorcami i tym samym przyczynić się do wzrostu wpływów do budżetu Państwa. Będzie to jednakże również spore ułatwienie dla podatników w zakresie obsługi faktur zakupowych. Przepisy KSeF dotyczące faktur ustrukturyzowanych weszły w życie na początku 2022 r. jako rozwiązanie dobrowolne, jednakże podejmowane są obecnie działania nakierowane na wprowadzenie ich jako powszechnego obowiązku przedsiębiorców co ma nastąpić – z niewielkimi wyjątkami – dnia 1 lipca 2024 roku. W związku z tym, wskazanym jest, by już teraz poczynić odpowiednie działania, które ułatwią wdrożenie i sprawią, że przedsiębiorcy nie zostaną niemiło zaskoczeni nowymi obowiązkami.

Kogo obejmie nowy obowiązek?

Nowe obowiązki nie obejmą podmiotów, które ten nie posiadają siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, a także przedsiębiorców zagranicznych, którzy nie posiadają w Polsce siedziby, ale posiadający stałe miejsce prowadzenia działalności, którzy nie biorą udziału w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono daną e-fakturę. Wówczas podatnik będzie mógł posługiwać się e-fakturą ustrukturyzowaną w sposób fakultatywny. W przypadku stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej obowiązek ten będzie jednak aktualizował się jedynie w przypadku transakcji dokumentowanej e-fakturą, jednakże nadal pozostaje w tej kwestii sporo wątpliwości – szczególnie mając na względzie często rozbieżne stanowiska organów podatkowych, jak i sądów administracyjnych. Z obowiązku wyłączeni zostaną ponadto również przedsiębiorcy korzystający z ściśle określonych, szczególnych procedur.

Fundamentalne znaczenie ma fakt, iż faktury ustrukturyzowane nie będą wystawiane w żadnym wypadku, gdy drugą stroną transakcji będzie konsument czyli osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.

Wystawianie faktur poza systemem

W sytuacjach gdy:

1) Miejsce transakcji znajdować się będzie poza Polską,
2) Nabywca nie będzie posiadać siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce,

wystawiający e-fakturę ustrukturyzowaną zobligowany będzie do jej udostępnienia w sposób uprzednio uzgodniony z nabywcą, ponadto zawsze będzie zobowiązany do samodzielnej analizy, czy danemu nabywcy trzeba będzie udostępnić fakturę poza systemem. W tym celu przydatnym będzie posiadać odpowiednie zasoby umożliwiające identyfikację miejsca opodatkowania danej transakcji, szczególnie w kontekście wszechstronnej oceny miejsca, które potencjalnie stanowić może wskazane wcześniej „stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej”. Nie należy przy tym zapominać, że forma udostępnienia faktury może wynikać stricte z relacji biznesowych pomiędzy stronami transakcji abstrahując od obowiązków wynikających wprost z ustawy.

Fundamentalne znacznie będzie mieć kod, który umożliwi kontrahentowi dostęp do zawartości faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, jak i umożliwi mu weryfikację zawartych na niej danych. Szczegółów dowiemy się zapewne z aktów wykonawczych do ustawy, które powinny ukazać się w najbliższej przyszłości. Rozwiązanie ma stanowić korzystanie z popularnych kodów QR.

Nieco odmienne przedstawiać się będą obowiązki w przypadku transakcji z podmiotem niebędącym czynnym podatnikiem VAT. Wówczas przedsiębiorca zmuszony będzie – w przypadku gdy nie zostanie zwolniony z obowiązku – do zapewnienia dostępu do faktury ustrukturyzowanej:

1) Poprzez podanie kody weryfikującego oraz danych niezbędnych w celu zidentyfikowania faktury oraz
2) Oznaczenia faktury kodem weryfikującym, który umożliwi dostęp do faktury w systemie, w wypadku gdy faktura została użyta została poza KSeF.

System KSeF ma zapewnić możliwości pozwalające na weryfikację faktury z użyciem powyższego kodu, w szczególności w zakresie poprawności zawartych na niej danych. Na razie pod znakiem zapytania pozostają rodzaje sankcji związanych z pominięciem powyższego obowiązku – szczególnie w kontekście skuteczności wystawienia i udostępnienia e-faktury w systemie.

Kod weryfikacyjny w formie QR tworzony ma być w oparciu o numer KSeF faktury, adres internetowy odpowiedniego zasobu API KSeF oraz o wyróżnik generowany zgodnie ze specyfikacją techniczną APi na podstawie skrótu kryptograficznego faktury. Kod zawierać będzie – poza wskazanymi wyżej danymi – także NIP wystawcy, a także identyfikator certyfikatu wystawcy faktury. Certyfikat ten stanowić będzie token generowany przez KSeF, który będzie przewidziany na wypadek, gdy nie będzie można wystawić faktury w sposób standardowy, tj. za pośrednictwem systemu, np. na wypadek awarii systemu lub z przyczyn leżących po stronie podatnika. Ponieważ kod QR nie będzie zawierać numeru KSeF, podatnik będzie mógł zamieścić kod na wizualizacji faktury po jej wystawieniu nawet w przypadku niemożności jej wysłania za pośrednictwem systemu.

Dostęp do faktury z użyciem kodu QR będzie wymagać podania numeru kolejnego faktury oraz numeru NIP podatkowego kontrahenta.

Kody weryfikacyjne mają zastąpić dotychczasowy „anonimowy” dostęp do faktur w KSeF, a ich realizacja ma odbywać się poprzez podanie określonego zestawu danych z faktury takich jak np. numer NIP. Oznacza to, że nabywca, który nie będzie w stanie uwierzytelnić kodu w systemie, a otrzymał fakturę bez wymaganego kodu QR, nie będzie w stanie zweryfikować jej prawidłowości.

Powiązanie transakcji z identyfikatorem KSeF

Nowo wprowadzone przepisy obejmują wprowadzenie obowiązku wskazywania danych, które będą identyfikować daną fakturę w systemie w przypadku dokonywania płatności za pomocą polecenia zapłaty, przelewu lub innego instrumentu płatniczego, który pociąga za sobą obowiązek podania tytułu przelewu środków płatniczych. Obowiązek ten będzie przede wszystkim dotyczyć podatników zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, którzy będą dokonywać transakcji pomiędzy sobą w oparciu o faktury ustrukturyzowane, opatrzone indywidualnym numerem KSeF lub tzw. Identyfikatorem zbiorczym, czyli numerem generowanym na co najmniej dwóch fakturach wystawionych na rzecz tego samego odbiorcy.

Identyfikator ten stanowić ma pewnego rodzaju rozwiązanie w zakresie porządkowania ustrukturyzowanych faktur w przypadku większej liczby płatności. Będzie to możliwe właśnie poprzez zapewnienie rozbudowanej możliwości ich identyfikacji. Ministerstwo Finansów wskazuje, iż ma to na celu zminimalizowanie występujących nieprawidłowości w fakturach w kontekście rozliczeń między stronami, jak i wspomóc zadania realizowane przez Krajową Administrację Skarbową i tym samym ograniczyć konieczność zwracania się do podatników w formie wezwań, jak działo się to do tej pory.

Omówione wyżej obowiązki wejdą w życie odpowiednio:

• 1 lipca 2024 roku w kontekście płatności realizowanych przy stosowaniu mechanizmu podzielonej płatności, do czego jeszcze wrócimy,

• 1 stycznia 2025 roku w zakresie pozostałych płatności, jak np. z 6-miesięcznym opóźnieniem w odniesieniu do wejścia w życie obowiązków określonych w ustawie KSeF.

Identyfikator KSeF oraz mechanizm podzielonej płatności

Jak już zostało wcześniej wspomniane, płatności związane z identyfikatorem KSeF będą stosowane także w zakresie przelewów realizowanych w ramach mechanizmu tzw. podzielonej płatności (dalej jako „MPP”). Zmiany wprowadzone ustawą mają być przygotowaniem dla obecnych regulacji funkcjonujących na gruncie MPP w odniesieniu do przyszłych funkcjonalności systemu, szczególnie poprzez zapewnienie możliwości zamieszczania informacji o identyfikatorze KSeF w ramach funkcjonującego obecnie dla celów MPP komunikatu przelewu, tj. dedykowane polecenie przelewu definiującego przykładowo kwotę VAT przekazywaną nabywcy na tzw. Konto VAT.

Zwrócenia uwagi wymaga, że obecne regulacje odnoszące się do możliwości realizacji zbiorczych płatności w zakresie MPP są dość specyficzne. Słowem przykładu, podatnik ma możliwość dokonania płatności za więcej faktur, ale zgodnie z dyspozycją przepisu art. 108a ust. 3a ustawy o VAT „w przypadku wystawienia na rzecz [tego] podatnika przez jednego dostawcę lub usługodawcę w okresie nie krótszym niż jeden dzień i nie dłuższym niż jeden miesiąc więcej niż jednej faktury”.

Zmiany mają zapewnić podatnikom większy wybór w zakresie faktur, za które dokonywana jest płatność, jednakże pod warunkiem korzystania i posługiwania się numerem referencyjnym nadanym przez KSeF na potrzeby dokonywania płatności w ramach MPP. Tym samym zarezerwowana zostanie możliwość dokonywania zapłaty za kilka dowolnie wybranych faktur, bez potrzeby referowania do ściśle określonych faktur, które zostały wystawione w danym okresie. Faktury powiązane z daną płatnością zostaną zidentyfikowane za pomocą zbiorczego identyfikatora płatności nadanych poprzez system. Zmiany te wejdą w życie również z dniem 1 lipca 2024 roku.

Wątpliwości praktyczne

Największe obawy podatników budzą kwestie związane z zakresem niezbędnych czynności techniczno-administracyjnych, które będą musieli przedsięwziąć by dostosować się do nowych realiów. Nie bez znaczenia pozostaje fakt, że przedsięwzięcie tych czynności by ustanowić w przedsiębiorstwie odpowiednie procesy wiązać się będzie również z potencjalnie wysokimi kosztami oraz potrzebą wyszkolenia w tym zakresie personelu. W związku z tym, że odpowiednie identyfikatory nadawane będą za pośrednictwem systemu KSeF, nie można wykluczyć sytuacji, w której identyfikatory nie będą poprawnie działać lub zostaną nieprawidłowo nadane i tym samym dojdzie do opóźnień w realizowanych płatnościach. Przepisy wskazują jednocześnie, że podatnicy powinni wstrzymać się z dokonaniem płatności do czasu uzyskania takiego identyfikatora, w związku z czym, w przypadku wystąpienia takich nieprawidłowości, u pewnych podatników może dojść w następstwie do zatorów płatniczych.

Wątpliwości posiadają również podatnicy zagraniczni, którzy nie posiadają stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, a są nabywcami towarów czy usług, które objęte będą e-fakturami ustrukturyzowanymi. Wskazanie identyfikatora KSeF w ramach zlecanych przez nich przelewów, mogą spotkać się z problemami, które wynikać mogą z funkcjonalności rachunków bankowych obsługiwanych przez zagraniczne banki. Nie bez znaczenia pozostają wątpliwości dotyczące strony technicznej, szczególnie dotyczących uwzględniania numerów identyfikacyjnych w komunikacie danego przelewu, czy wątpliwości dotyczące wpływu regulacji na złożone mechanizmy płatności takie jak chociażby faktoring, kompensaty czy rachunki powiernicze.

Wysyłanie, wystawianie i otrzymywanie faktury

Wątpliwości powstają również w zakresie dat wysłania, wystawienia oraz otrzymania faktury – w szczególności w zakresie obowiązków raportowania wynikających z ustawy o VAT, które często są rozbudowane i mogą być uzależnione od szeregu różnych okoliczności.

W obecnym kształcie, w momencie przygotowywania danych do e-faktury ustrukturyzowanej, podatnik będzie miał obowiązek wypełnienia pola P-1, czyli daty wystawienia faktury. Będzie to miało znaczenie w szczególności na wypadek awarii systemu KSeF. Następnie w chwili wysyłki pliku z fakturą do systemu, faktura otrzyma przypisaną datę wystawienia, która będzie mieć fundamentalne znacznie w kontekście analizy obowiązków VAT danego podatnika, szczególnie w kontekście terminowości jej wystawienia czy innych obowiązków wynikających z ustawy o VAT. Data ta będzie mieć również duże znaczenie przy przeliczaniu kwoty wyrażonych w walucie obcej.

Zaznaczyć należy, że moment wystawienia i przekazania e-faktury do KSeF będzie oznaczać moment jej wejścia do obrotu prawnego – pod warunkiem jej przyjęcia przez system. Akceptacja faktury oznaczać będzie nadanie jej przez system numeru KSeF, o którym wspomnieliśmy we wcześniejszej części artykułu. W numerze KSeF natomiast zawarta będzie również data wystawienia.

O ile w systemie nie nastąpi awaria, która uniemożliwi poprawne umieszczenie faktury w systemie, dzień nadania fakturze numeru KSeF będzie uznany za datę otrzymania faktury przez nabywcę. Data ta powinna być przez nabywcę brana pod uwagę przede wszystkim w przypadku raportowania faktur w celu odliczenia naliczonego podatku VAT.

Wystawianie faktur w przypadku awarii

Przepisy ustawy o KSeF przewidują rozwiązania na wypadek gdy wystawienie faktury nie będzie możliwe m. in. z uwagi na awarię systemu. Dotyczą one następujących przypadków:

1) Niedostępności systemu spowodowanej pracami serwisowymi, tj. działającej w tzw. trybie offline,
2) Braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z przyczyn leżących po stronie podatnika,
3) Ogłoszonej awarii systemu KSeF.

Jak wynika z informacji przekazanych przez Ministerstwo Finansów, awarie takie mają mieć charakter wyłącznie krótkotrwały, będą uprzednio zaplanowane, a podatnicy korzystający z systemu zostaną o niej poinformowania z odpowiednim wyprzedzeniem, m. in. poprzez Biuletyn Informacji Publicznej. Podczas awarii wyłączona zostanie możliwość wystawiania faktur oraz faktur korygujących za pośrednictwem systemu, jednakże dopuszczalne będzie ich wystawianie w trybie offline zgodnie z określonymi regułami, tj. wg określonego wzoru faktury ustrukturyzowanej.

Mając na względzie, iż faktura tego rodzaju nie będzie mogła zostać wysłana do systemu, wprowadzono pewne rozwiązania w zakresie zasad dotyczących dat wystawiania faktur ustrukturyzowanych. W takim wypadku za datę jej wystawienia uznawana będzie data wskazana przez podatnika na tej fakturze w polu P-1, o którym wspominaliśmy we wcześniejszej części artykułu. Wystawca zobowiązany zostanie dodatkowo do opatrzenia faktury kodem weryfikującym i przekazania jej nabywcy w sposób wcześniej z nim uzgodniony (np. poprzez e-mail). Faktury, które zostały wystawione w trybie offline, podatnik będzie miał obowiązek przesłać do systemu, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu ich wystawienia, w celu nadania stosownego numeru KSeF. Podobnie będzie prezentować się sytuacja w przypadku gdy podatnik z przyczyn leżących po jego stronie nie będzie w stanie wystawić e-faktury za pośrednictwem systemu.

W przypadku awarii KSeF, opublikowany zostanie stosowny komunikat na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów, który poinformuje o początkowej i końcowej dacie awarii. Planowane jest również wprowadzenie dodatkowego, niezależnego od KSeF interfejsu, który potencjalnie ma zostać zintegrowany z KSeF.

Typy faktur oraz potencjalne wyzwania

Niezbędnym będzie by już na samym początku podatnik ustalił z jakim typem faktury ma do czynienia, tj. czy z fakturą korygującą, zwykłą, zaliczkową, czy też z fakturą uproszczoną. Spora część obowiązkowych do wypełnienia pól będzie uzależniona od rodzaju faktury, jednakże duża ich część będzie się ze sobą pokrywać niezależnie od typu. W chwili obecnej to organ podatkowy weryfikuje faktury udostępnione mu do wglądu m. in. w celu sprawdzenia kompletności i poprawności ujętych w niej danych. Nadchodzące zmiany odciążą organy z części tych obowiązków, szczególnie w zakresie weryfikacji techniczno-formalnej, która będzie odbywać się z poziomu systemu. Będzie to niewątpliwie ogromnym ułatwieniem dla organów podatkowych. W przypadku wystąpienia braków system po prostu odrzuci fakturę i nie wejdzie ona do obrotu prawnego.

Działaniem, którego powinni podjąć się przedsiębiorcy w celu przygotowania się do nadchodzących zmian jest weryfikacja dostępności danych wymaganych dla poszczególnych typów faktur, co pozwoli uniknąć późniejszym nieporozumień. Rozwiązania mają z jednej strony ustandaryzować procesy gromadzenia danych, a z drugiej ograniczyć stosowanie przez podatników różnorodnych typów dokumentów.

Jednym z proponowanych rozwiązań będzie możliwość odstąpienia od obowiązków wystawiania faktur zaliczkowych w przypadku gdy przed dostawą podatnik otrzyma całą lub część zapłaty, pod warunkiem, że transakcja zostanie dokonana w miesiącu, w którym do podatnika wpłynęła zaliczka. W tej sytuacji podatnik będzie mógł poprzestać na wystawieniu faktury zwykłej z jednoczesnym podaniem daty otrzymania zaliczki pod warunkiem, że data ta nie będzie się różnić od daty wystawienia faktury.

Rozwiązanie to znajdzie zastosowanie przy czynnościach dokumentowanych zarówno fakturami ustrukturyzowanymi, jak i tradycyjnymi wystawianymi do 15 dnia kolejnego miesiąca. Wyłączone zostaną czynności, dla których termin fakturowania upływa 30, 60 oraz 90 dnia licząc od daty transakcji, a więc przede wszystkim z zakresu usług budowlanych, dostaw czy drukowania książek. W takich wypadkach wystawienie faktury zaliczkowej będzie zawsze obowiązkiem. Zwrócenia uwagi wymaga fakt, że takie czynności, jak usługi telekomunikacyjne czy stała obsługa prawna nie będą wymagać wystawienia faktury zaliczkowej, jednakże podatnik powinien zachować czujność w zakresie monitorowania dat otrzymania zaliczki oraz zapewnienia prawidłowości dokumentacji sprzedażowej oraz zaliczek.

Faktury ustrukturyzowane a kasy fiskalne

Nadchodzące zmiany będą także mieć wpływ na podatników korzystających na co dzień z kas fiskalnych, w tym wystawiających tzw. faktury uproszczone do 450 zł oraz faktury do paragonów fiskalnych powyżej 450 zł. Na kasie fiskalnej, zgodnie z dotychczasowymi zasadami, wystawiany będzie jedynie dokument potwierdzający sprzedaż w formie paragonu fiskalnego. Ustawa jednoznacznie wyłącza możliwość wystawiania faktur przy użyciu kasy fiskalnej. Z uzasadnienia do ustawy wynika, że rozwiązanie to ma na celu przede wszystkim spopularyzowanie KSeF i realizować zasadę powszechności stosowania systemu. Zaznaczyć należy, że w przypadku transakcji z konsumentami faktury wystawiane będą na dotychczasowych zasadach.

Zmiany w powyższym zakresie wejdą w życie już 1 stycznia 2025 roku, a więc pół roku po wejściu w życie pozostałych obowiązków określonych w ustawie o KSeF.

Ustawa wskazuje ponadto, że w wypadku wystawiania faktury do paragonu fiskalnego, podatnik wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę powinien zostawić w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy fiskalnej zawarty na paragonie dotyczącym danej sprzedaży. Z uzasadnienia wynika, że ma mieć to zastosowanie do faktur ustrukturyzowanych, elektronicznych i papierowych, wystawianych do paragonów zarówno papierowych, jak i do paragonów elektronicznych (e-paragon).

W okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2024 roku podatnicy nadal będą mogli wystawiać faktury za pomocą kas fiskalnych, w tym paragony fiskalne uznane za fakturę, tj. paragon z NIP nabywcy do 450 złotych. Warto zaznaczyć, iż paragon NIP nabywcy do 450 zł nie będzie uznawany za fakturę od 1 stycznia 2025 roku. Nadal nie jest wiadome czy podatnicy będą mogli wystawiać tego rodzaju dokumenty po 1 stycznia 2025 roku, czy też będą musieli korzystać z faktur ustrukturyzowanych aby nie narazić się na ujemne konsekwencje związane z wystawieniem faktury poza KSeF. Niewątpliwie zatem, obowiązki wynikające z ustawy będą mieć też wpływ na sprzedawców korzystających z kas fiskalnych i w ten sposób rejestrujących sprzedaż.