Praca zdalna w kodeksie pracy – co musi wiedzieć pracodawca?

Kodeks pracy nie definiuje pojęcia pracy zdalnej, a jedynie telepracy. Na mocy ustawy z dnia 2 marca 2020 r., praca zdalna została wprowadzona do polskiego systemu prawa na czas epidemii COVID-19 oraz w okresie 3 miesięcy po dniu odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19. Wprowadzać ma ją na stałe nowelizacja kodeksu pracy, której projekt trafił do sejmu w sierpniu 2022 roku.

Projekt o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw definiuje pojęcie pracy zdalnej jako: „praca, która może być́ wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się̨ na odległość́”. Nowe przepisy mają uregulować zasady wykonywania pracy zdalnej nie tylko w czasie pandemii. Jak wskazuje uzasadnienie do projektu, praca zdalna ma być rozwiązaniem do zastosowania na co dzień, a nie tylko o charakterze nadzwyczajnym jak jest obecnie czy okresach obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego.

Różnice pomiędzy telepracą a pracą zdalną

Obecne przepisy przewidują możliwość świadczenia pracy w formie telepracy, która jest mniej elastyczną formą niż praca zdalna.

Do różnic zalicza się brak obowiązku wykonywania pracy regularnie oraz brak konieczności przekazywania pracodawcy wyników pracy drogą elektroniczną, czego wymagała telepraca. Praca zdalna będzie mogła być wykonywana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, a więc nie tylko środki komunikacji elektronicznej, ale także np. telefon, fax, komunikatory internetowe, a nawet bez nich.

Okazjonalna praca zdalna

Istnieje możliwość wykonywania pracy zdalnej okazjonalnie, wyłącznie na wniosek pracownika. Wniosek powinien być złożony w formie papierowej lub elektronicznej. Wymiar wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, nie może przekraczać 24 dni w roku kalendarzowym.

Wady i zalety pracy zdalnej

Niewątpliwie do zalet pracy zdalnej należy możliwość rekrutowania i współpracy z pracownikami z całego kraju, a nie tylko z najbliższej okolicy. Mamy więc łatwiejszy dostęp do najlepszych specjalistów. Praca zdalna redukuje nam też koszty utrzymania biura i inne związane ze stacjonarnymi pracownikami. Dla rodziców zaletą będzie także możliwość sprawowanie opieki nad dziećmi w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Niestety, jest też druga strona medalu. Brak bezpośredniego kontaktu ze współpracownikami stanowić może trudność w przekazywaniu zadań czy ich odpowiedniej realizacji. Dodatkowo, podczas ,,home office’’ być może pracownikom trudniej będzie zmobilizować się do pracy.

Jak wprowadzić pracę zdalną?

Forma pełnienia obowiązków w postaci zdalnej, będzie mogła powstać zarówno z inicjatywy pracodawcy jak i pracownika ­­­­– przy czym bezpośrednio przed wydaniem polecenia, pracownik winien złożyć oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Wdrożenie zdalnej formy, możliwe będzie przy zawieraniu umowy o pracę oraz w trakcie zatrudnienia. Polecenie wykonywania pracy zdalnej przez pracodawcę będzie mogło zostać wydane wyłącznie z przyczyn obiektywnych (losowych) i niezależnych od pracodawcy oraz wyłącznie na określony czas.

Obowiązki pracodawcy

Co pracodawca musi zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną? Jakie koszty ponosi?

Przede wszystkim:

• materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
• instalację, serwis i konserwację narzędzi pracy, koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokryć inne koszty niż bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub wydanym regulaminie
• szkolenia i pomoc techniczną związane z formą pracy.

Po uprzednim uzgodnieniu, pracownik korzystać może z własnego sprzętu, należy mu się wtedy jednak ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą ­– możliwe jest przyjęcie formy zryczałtowanej.

Kontrola pracownika przez pracodawcę na ,,home office’’

Nowelizacja ustawy przyznaje pracodawcy prawo do kontrolowania wykonywania obowiązków w formie zdalnej przez pracowników, kontrolę w zakresie bhp oraz ochrony danych osobowych na wcześniej określonych przez pracodawcę zasadach. Kontrola przeprowadzana przez pracodawcę, nie może jednak naruszać prywatności pracownika i innych osób ani utrudniać użytkowania pomieszczeń domowych.

Wypadek przy pracy zdalnej

Zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, gdy dojdzie do wypadku, zespół powypadkowy, powołany przez pracodawcę, ma obowiązek ustalić jego okoliczności i przyczyny, sporządzić protokół z takiego zdarzenia i przechowywać go przez 10 lat oraz podjąć środki zapobiegające podobnym wypadkom w przyszłości. Ponadto pracodawca ma obowiązek niezwłocznie zgłosić okręgowemu inspektorowi pracy i prokuratorowi każdy wypadek ze skutkiem śmiertelnym lub ciężkim oraz wypadek zbiorowy. Musi też prowadzić rejestr wypadków przy pracy. W projektowanej regulacji proponuje się, aby termin dokonania oględzin miejsca wypadku był uzgadniany z pracownikiem lub jego domownikiem.

Co w przypadku stwierdzenia uchybień podczas kontroli?

Jeżeli pracodawca stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bhp lub procedur związanych z ochroną danych osobowych, wyznacza pracownikowi termin na usunięcie uchybień albo cofa zgodę na pracę zdalną. W drugim przypadku – pracownik wraca do trybu stacjonarnego w terminie wskazanym przez pracodawcę.

Kto ma prawo do pracy zdalnej

Projektowany art. 67¹⁹ k.p. dokładnie wskazuje kto może pracować w formie pracy zdalnej: „uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczy wykonywana pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. Oznacza to, że niezależnie od „etapu rozwoju” na którym jest umowa o pracę, praca zdalna zawsze będzie mogła zostać uzgodniona.„

Czy tylko zatrudnieni na etacie, czy również na innych umowach, tzw. cywilnoprawnych?

Nowe regulacje dotyczyć będą tylko pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Powyższy wniosek jest powodowany dwiema przesłankami. Pierwszą jest literalne brzmienie art. 67¹⁹ wprowadzanego przez nowelizację kodeksu pracy, który w swojej treści ograniczony jest jedynie do umów o pracę. Drugą jest fakt, że przepisy kodeksu pracy nie mają zastosowania do innych umów, tzw. cywilnoprawnych jak np. umowa zlecenia. Aby móc je zastosować, należałoby w pierwszej kolejności wykazać, że umowa łącząca strony jest w istocie umową o pracę, a nie umową cywilnoprawną.

Powyższe ograniczenie nie umożliwia jednak wprowadzenia do przedmiotowych umów bądź aneksów do umów np. zlecenia, zapisu umożliwiającego wykonywanie zobowiązań umownych w formie zdalnej. Mając na względzie zasadę swobody umów- tj. zezwolenia, aby strony kształtowały treść umów cywilnoprawnych oraz ogólne zasady kodeksu cywilnego, należy zauważyć, że strony mogą swobodnie kształtować ich treść.

Oznacza to, że w przypadku umów cywilnoprawnych, strony zawsze miały możliwość wprowadzenia pracy zdalnej na mocy umowy/aneksu, jeżeli planowane zmiany nie stały w sprzeczności z postanowieniami umowy i naturą stosunku prawnego.

Jednakże przepisy dotyczące pracy zdalnej wprowadzane nowelizacją odnoszą się tylko do umów o pracę.

Czy pracodawca może się nie zgodzić na pracę zdalną?

Pracodawca może wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej, jeżeli pracownik złoży, bezpośrednio przed wydaniem polecenia, oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej (które to oświadczenie musi aktualizować w razie zmiany warunków) w następujących przypadkach:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Jednakże, jeżeli warunki lokalowe i techniczne nie pozwalają pracownikom na wykonywanie pracy zdalnej, pracodawca może nie wyrazić zgody, a wyrażoną cofnąć.

Kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej?

W projektowanych przepisach ustawodawca przewidział grupy pracowników uprzywilejowanych, których wniosek pracodawca ma obowiązek uwzględnić, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację prący lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Oznacza to, że nowelizacja przewiduje, iż wniosek musi być uwzględniony w przypadku złożenia go przez:

• pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,
• pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
• pracownika – rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,
• pracownicy w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Ponadto zgodnie z nowelizacją: „o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.”

Kto nie może pracować w formie zdalnej?

Nowoprojektowane przepisy prawa pracy przewidują jednak, że istnieją takie kategorie pracowników które nie będą mogły świadczyć pracy zdalnej. Należą do nich prace:

1) szczególnie niebezpieczne,

2) w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,

3) z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy,

4) związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe, zapachy

5) powodujące intensywne brudzenie.

Warto pamiętać o tym na etapie przygotowywania oferty pracy i z góry poinformować o niemożliwości wykonywania zdalnej pracy w przypadku stanowisk objętych powyższymi obostrzeniami.

Koszty pracy zdalnej – sprzęt do pracy zdalnej i wynagrodzenie

Według nowelizacji, jeżeli dany pracownik będzie świadczył pracę w formie zdalnej, pracodawca będzie miał dodatkowe obowiązki: zapewnienia i pokrycia kosztów sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy zdalnej wraz z innymi wydatkami. Pracodawca nie może przerzucać odpowiedzialności związanej z prowadzeniem działalności gospodarczej na pracownika.

Praca zdalna a wynagrodzenia – kto pokrywa koszty pracy zdalnej; niższe wynagrodzenie na pracy zdalnej

Zgodnie z twierdzeniami zawartymi w akapicie wyżej, to pracodawca pokrywa koszty wykonywania pracy zdalnej. Koszty sprzętów, energii elektrycznej czy naprawy sprzętów technicznych będą przez niego pokrywane, jednak na gruncie praktyki międzynarodowej można postawić pytanie – czy z tytułu pracy zdalnej pracownik może otrzymywać niższe wynagrodzenie niż za pracę „na miejscu”?

Odpowiedź na to pytanie przynosi projektowany art. 67²⁹ § 1. Treść artykułu wyraźnie wskazuje na to, że pracownik, który wykonuje pracę zdalną nie może być „traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej.” Ponadto, treść nowelizacji wyraźnie wskazuje, że pracownik nie może być również dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej.

Ekwiwalent za pracę zdalną – kwestie podatkowe

Zgodnie z projektowaną regulacją art. 67²⁵, ustawodawca przewiduje, że „wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu, zapewnienie praz pracodawcę materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika nie będą stanowić przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych” – gdyż są to koszty, których poniesienie umożliwia wykonywanie pracy zdalnej.

Praca zdalna a ochrona danych osobowych

W praktyce praca zdalna może wprowadzić wątpliwości oraz trudności w przedmiocie prawidłowej ochrony danych osobowych. Specyfika ochrony danych osobowy jest określana przez Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), czyli tzw.  RODO, a jej zasady podczas pracy zdalnej zostały dookreślone komunikatem UODO „Ochrona danych osobowych podczas pracy zdalnej” (uodo.gov.pl/pl/138/1459), który wskazuje na to, w jaki sposób zorganizować pracę zdalną by nie naruszyć przepisów RODO.

Należy zauważyć, że o ile Dyrektywa RODO nie zakazuje pracy zdalnej, obowiązek przestrzegania zasad w niej wprowadzanych nakłada pewne normy zarówno na pracownika jak i pracodawcę, mające służyć ochronie danych osobowych.

W praktyce, ze strony pracodawcy, mogą to być to takie działania jak zapewnienie pracownikowi sprzętu chronionego odpowiednimi programami oraz służbowego maila. Po stronie pracownika leżeć będzie jednak posługiwanie się nimi w taki sposób, aby nie narazić danych osobowych. Może to być zabezpieczenie sprzętów służbowych odpowiednio mocnymi hasłami, dbanie, by w miejscu przeznaczonym do pracy zdalnej dokumenty były odpowiednio chronione przed osobami nieuprawnionymi, wysyłanie wiadomości służbowych wyłącznie ze służbowego maila, nieotwieranie wiadomości e-mail wątpliwego pochodzenia oraz sprawdzanie czy wiadomość e-mail skierowana jest do właściwego nadawcy.