Dnia 6 czerwca 2023 r. weszła w życie Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania (dalej: „Dyrektywa”), w związku z tym kraje członkowskie są zobowiązane do jej implementacji do dnia 7 czerwca 2026 r.

Istotnym czynnikiem motywującym do uchwalenia Dyrektywy było zjawisko luki płacowej, która jest miarą zróżnicowania wynagrodzenia ze względu na płeć. Według danych Eurostat za 2021 r. luka płacowa między kobietami a mężczyznami w Unii Europejskiej wyniosła 12,7%, natomiast w Polsce 4,5%. Jednakże dane te nie przedstawiają pełnego obrazu nierówności wynagrodzeń ze względu na płeć, ponieważ badania uwzględniające skorygowaną lukę płacową wskazują, że jest ona znacznie wyższa i wynosi 10,4%. Warto także zaznaczyć, że w Polsce luka płacowa w sektorze prywatnym jest 4 razy wyższa niż w sektorze publicznym. W konsekwencji powyższego, kobiety mają znacząco niższe emerytury – przeciętna wysokość emerytury mężczyzn w marcu 2022 r. była o 50% wyższa niż przeciętna wysokość emerytury kobiet.

Dyrektywa wprowadza istotne zmiany w kwestii zapewnienia równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości i zakazu dyskryminacji w tym zakresie. Co istotne Dyrektywa obejmuje swoim zastosowaniem wszystkich pracowników zatrudnionych na umowę o pracę lub pozostających w stosunku pracy określonym przez prawo (najpewniej nie obejmie osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych) oraz odnosi się do pracodawców w sektorze publicznym i prywatnym.

Do najważniejszych zmian należy zaliczyć:

Przejrzystość wynagrodzeń przed zatrudnieniem

Osoby starające się o zatrudnienie u danego pracodawcy będą miały prawo do uzyskania informacji na temat początkowego wynagrodzenia (lub jego przedziału) przewidzianego dla danego stanowiska pracy. Pracodawca będzie zobowiązany przekazać te informacje w taki sposób, by umożliwić kandydatowi świadome i przejrzyste negocjacje dotyczące wynagrodzenia, na przykład w opublikowanym ogłoszeniu o pracę czy przed rozmową kwalifikacyjną.

Co istotne, nowe regulacje przewidują brak możliwości dopytywania osób ubiegających się o pracę o aktualnie lub poprzednio otrzymywane wynagrodzenie.

Przejrzystość ustalania wynagrodzeń oraz polityka wzrostu wynagrodzeń

Pracodawcy będą zobowiązani zapewnić pracownikom łatwy dostęp do kryteriów określających wynagrodzenie pracowników, poziomy wynagrodzeń oraz progresję wynagrodzeń. Kryteria te będą musiały być obiektywne i neutralne pod względem płci. Co do zasady obowiązek ten będzie dotyczył wszystkich pracodawców, chyba że polski ustawodawca zwolni z niego pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników.

Prawo do informacji

Pracownicy będą mieli prawo do występowania i otrzymywania informacji o indywidualnym oraz średnim poziomie wynagrodzenia w zakładzie pracy, w podziale na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę jak oni lub o takiej samej wartości.

Nadto nie będzie możliwości zakazania pracownikom ujawniania wysokości wynagrodzenia w celu egzekwowania zasady równości wynagrodzeń. Oznacza to, że będzie formalny zakaz wprowadzania postanowień umownych uniemożliwiających pracownikom ujawniania informacji o ich wynagrodzeniu (zniesienie klauzul poufności).

Jednakże pracodawca będzie mógł wymagać, by pracownicy, którzy uzyskali informacje o wynagrodzeniach innych osób, nie rozpowszechniali ich oraz nie wykorzystywali do celów sprzecznych z podstawowym założeniem.

Sprawozdawczość w zakresie luki płacowej między pracownikami płci żeńskiej i męskiej i wspólna ocena wynagrodzeń

Pracodawcy będą zobowiązani do dostarczania następujących informacji o ich organizacji:

• luka płacowa ze względu na płeć;
• luka płacowa ze względu na płeć w formie składników uzupełniających lub zmiennych;
• mediana luki płacowej ze względu na płeć;
• mediana luki płacowej ze względu na płeć w formie składników uzupełniających lub zmiennych;
• odsetek pracowników płci żeńskiej i męskiej otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne;
• odsetek pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdym kwartylu wynagrodzenia;
• luka płacowa ze względu na płeć wśród pracowników w podziale na kategorie pracowników, według zwykłej podstawowej płacy godzinowej lub miesięcznej oraz składników uzupełniających lub zmiennych.

Co do zasady obowiązek ten będzie istniał, gdy pracodawca będzie zatrudniał co najmniej 100 pracowników, jednakże ustawodawca krajowy może zmodyfikować ten wymóg i zobowiązać pracodawców zatrudniających mniejszą liczbę pracowników do przekazywania ww. informacji (obowiązek sprawozdawczy w zakresie wynagrodzeń).

W przypadku zaistnienia następujących przesłanek:

• sprawozdawczość dotycząca wynagrodzeń wykazuje różnicę średniego poziomu wynagrodzenia między pracownikami płci żeńskiej i męskiej, wynoszącą co najmniej 5% w którejkolwiek kategorii pracowników;
• pracodawca nie uzasadnił takiej różnicy w średnim poziomie wynagrodzenia na podstawie obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów;
• pracodawca nie zaradził takiej nieuzasadnionej różnicy w średnim poziomie wynagrodzenia w ciągu sześciu miesięcy od dnia przedłożenia sprawozdania dotyczącego wynagrodzeń,
• pracodawcy podlegający obowiązkowi sprawozdawczemu dot. wynagrodzeń, będą zobowiązani do przeprowadzenia we współpracy z przedstawicielami pracowników wspólnej oceny wynagrodzeń.

Odszkodowanie lub zadośćuczynienie

Przepisy Dyrektywy przewidują możliwość dochodzenia rzeczywistego i skutecznego odszkodowania lub zadośćuczynienia za poniesione przez pracownika szkody lub straty, w przypadku naruszenia przez pracodawcę jakichkolwiek praw lub obowiązków związanych z zasadą równości wynagrodzeń.

Istotną zmianą jest przeniesienie ciężaru dowodu, gdyż to do pozwanego będzie należało udowodnienie, że bezpośrednia lub pośrednia dyskryminacja związana z wynagrodzeniem nie miała miejsca.

Sankcje dla pracodawców

Dyrektywa wprowadza minimalne normy sankcji, jakie mogą być zastosowane wobec pracodawców za naruszenia praw i obowiązków związanych z równością i transparentnością wynagrodzeń. Kary mają gwarantować rzeczywisty efekt odstraszający, a także cechować się skutecznością i proporcjonalnością.

Powyższe powoduje, że wielu pracodawców będzie musiało zrewidować system wynagrodzeń i poziom płac obowiązujący w danym zakładzie pracy i wprowadzić szereg zmian, czyniąc zadość przepisom Dyrektywy.

Końcowo warto podkreślić, że Dyrektywa wprowadza minimalne wymogi służące wzmocnieniu stosowania zasady równości wynagrodzeń i zakazu dyskryminacji płacowej, co oznacza, że w przypadku, gdy u danego pracodawcy funkcjonują rozwiązania korzystniejsze, to mogą one być dalej stosowane.

Przełomowy wyrok TK w sprawie podatku od nieruchomości. Czy można odzyskać zapłacony podatek od nieruchomości ?

Wyrok Trybunału Konstytucyjnego SK 23/19

18 października 2023 r. Trybunał Konstytucyjny wydał przełomowy wyrok w sprawie ujednolicenia daniny za garaże znajdujące się w budynku mieszkalnym.

Do tej pory miejsca garażowe w podziemnych garażach w budynkach mieszkalnych mogły uzyskać odrębną własność jako lokalne niemieszkalne lub mogły być opodatkowane tak jak lokale mieszkalne i nie posiadać wyodrębnionej własności.

W konsekwencji oznacza to, że posiadacze takich miejsc garażowych płacą podatki w różniej wysokości. Właściciele miejsc garażowych z wyodrębnioną własnością płacą dużą więcej za takie samo miejsce garażowe, niż właściciele miejsc garażowych, które nie mają wyodrębnionej własności.

Zgodnie z obecnie obowiązującym prawem stawka podatku od nieruchomości dla budynków i ich części mieszkalnych nie może przekroczyć rocznie 1 zł od 1 m kw powierzchni użytkowej, natomiast w przypadku budynków lub ich części pozostałych stawka roczna to 9,71 zł od 1 m kw powierzchni użytkowej. Różnica w wysokości daniny za miejsce postojowe pełniące takie same funkcje jest bardzo duża.

Trybunał Konstytucyjny orzekł, że nierówne opodatkowanie jest niekonstytucyjne, ponieważ właściciele takich samych miejsc garażowych powinni być traktowani równo, szczególnie gdy miejsca garażowe pełnia takie same funkcje. W wyroku Trybunał argumentuje swoje stanowisko, tym, że posiadanie miejsca postojowego w wielostanowiskowym garażu powinno być traktowany jak element mieszkania, ponieważ zaspokajają podstawowe potrzeby bytowe ludzi. Niezależnie od tego czy garaż ma wyodrębnioną własność czy nie to cały czas pełni te same funkcje dla mieszkańców.

Przepisy, które Trybunał określił jako niekonstytucyjne czyli art. 1a ust. 1 pkt 1 w związku z art. 2 ust. 1 pkt 2, w związku z art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. a i e ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z wyrokiem stracą moc obowiązywania dopiero 31 grudnia 2024.

Osoby płacące do tej pory wyższy podatek mogą wnieść o zwrot nadpłaconego podatku.

Wstęp

Z e-fakturami mamy do czynienia w Polsce od okolic 2018 roku, gdy pierwszy raz podatnicy zetknęli się z elektronicznymi rejestrami VAT. Popularność zawdzięcza względom ekologicznym ale główną korzyścią jest oszczędność czasu oraz możliwość automatyzacji procesów. E-faktury podlegają łatwej integracji z systemami księgowymi i programami do zarządzania firmą, co umożliwia automatyzację procesów księgowych. To z kolei prowadzi do większej efektywności pracy i ograniczenia ryzyka błędów. W związku z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (dalej jako „KSeF”) e-fakturowanie, czyli korzystanie z faktur ustrukturyzowanych stanie się powszechnym obowiązkiem podatników i jedynie w określonych sytuacjach będzie możliwość korzystania z fakturowania papierowego bądź faktur elektronicznych.

Faktura ustrukturyzowana stanie niebawem powszechnym obowiązkiem – doczekała się własnej definicji w ustawie o VAT. Faktura ta stanowi plik tekstowy w formacie XML, który może być znany chociażby z formatu sprawozdań finansowych, które składane są za pośrednictwem internetowego Repozytorium Dokumentów Finansowych. Plik ten musi być jednakże kompatybilny ze strukturą logiczną (schemą) XSD, która została opublikowana przez Ministerstwo Finansów. Spore zmiany czekają przedsiębiorców również w zakresie ich wystawiania – obecnie odbywać się to będzie wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, który stanowi zarządzaną przez Ministerstwo Finansów scentralizowaną platformę do weryfikacji (akceptacji) faktur i ich dopuszczania do obrotu prawnego, w tym doręczania ich kontrahentom przedsiębiorców.

Wystawianie faktur zgodnie ze wskazaną przez Ministerstwo Finansów schemą, obejmującą nie tylko informacje wymienione w ustawie o VAT, ale również najróżniejsze dane biznesowe, ma dać możliwość automatycznego przetwarzania faktur na szeroką skalę dzięki czytelnemu dla oprogramowania określeniu znaczenia poszczególnych danych zawartych w schemie. Niewątpliwie ma to również służyć organom podatkowym w zapewnieniu lepszego wglądu i kontroli nad przepływem faktur pomiędzy przedsiębiorcami i tym samym przyczynić się do wzrostu wpływów do budżetu Państwa. Będzie to jednakże również spore ułatwienie dla podatników w zakresie obsługi faktur zakupowych. Przepisy KSeF dotyczące faktur ustrukturyzowanych weszły w życie na początku 2022 r. jako rozwiązanie dobrowolne, jednakże podejmowane są obecnie działania nakierowane na wprowadzenie ich jako powszechnego obowiązku przedsiębiorców co ma nastąpić – z niewielkimi wyjątkami – dnia 1 lipca 2024 roku. W związku z tym, wskazanym jest, by już teraz poczynić odpowiednie działania, które ułatwią wdrożenie i sprawią, że przedsiębiorcy nie zostaną niemiło zaskoczeni nowymi obowiązkami.

Kogo obejmie nowy obowiązek?

Nowe obowiązki nie obejmą podmiotów, które ten nie posiadają siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, a także przedsiębiorców zagranicznych, którzy nie posiadają w Polsce siedziby, ale posiadający stałe miejsce prowadzenia działalności, którzy nie biorą udziału w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono daną e-fakturę. Wówczas podatnik będzie mógł posługiwać się e-fakturą ustrukturyzowaną w sposób fakultatywny. W przypadku stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej obowiązek ten będzie jednak aktualizował się jedynie w przypadku transakcji dokumentowanej e-fakturą, jednakże nadal pozostaje w tej kwestii sporo wątpliwości – szczególnie mając na względzie często rozbieżne stanowiska organów podatkowych, jak i sądów administracyjnych. Z obowiązku wyłączeni zostaną ponadto również przedsiębiorcy korzystający z ściśle określonych, szczególnych procedur.

Fundamentalne znaczenie ma fakt, iż faktury ustrukturyzowane nie będą wystawiane w żadnym wypadku, gdy drugą stroną transakcji będzie konsument czyli osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.

Wystawianie faktur poza systemem

W sytuacjach gdy:

1) Miejsce transakcji znajdować się będzie poza Polską,
2) Nabywca nie będzie posiadać siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce,

wystawiający e-fakturę ustrukturyzowaną zobligowany będzie do jej udostępnienia w sposób uprzednio uzgodniony z nabywcą, ponadto zawsze będzie zobowiązany do samodzielnej analizy, czy danemu nabywcy trzeba będzie udostępnić fakturę poza systemem. W tym celu przydatnym będzie posiadać odpowiednie zasoby umożliwiające identyfikację miejsca opodatkowania danej transakcji, szczególnie w kontekście wszechstronnej oceny miejsca, które potencjalnie stanowić może wskazane wcześniej „stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej”. Nie należy przy tym zapominać, że forma udostępnienia faktury może wynikać stricte z relacji biznesowych pomiędzy stronami transakcji abstrahując od obowiązków wynikających wprost z ustawy.

Fundamentalne znacznie będzie mieć kod, który umożliwi kontrahentowi dostęp do zawartości faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, jak i umożliwi mu weryfikację zawartych na niej danych. Szczegółów dowiemy się zapewne z aktów wykonawczych do ustawy, które powinny ukazać się w najbliższej przyszłości. Rozwiązanie ma stanowić korzystanie z popularnych kodów QR.

Nieco odmienne przedstawiać się będą obowiązki w przypadku transakcji z podmiotem niebędącym czynnym podatnikiem VAT. Wówczas przedsiębiorca zmuszony będzie – w przypadku gdy nie zostanie zwolniony z obowiązku – do zapewnienia dostępu do faktury ustrukturyzowanej:

1) Poprzez podanie kody weryfikującego oraz danych niezbędnych w celu zidentyfikowania faktury oraz
2) Oznaczenia faktury kodem weryfikującym, który umożliwi dostęp do faktury w systemie, w wypadku gdy faktura została użyta została poza KSeF.

System KSeF ma zapewnić możliwości pozwalające na weryfikację faktury z użyciem powyższego kodu, w szczególności w zakresie poprawności zawartych na niej danych. Na razie pod znakiem zapytania pozostają rodzaje sankcji związanych z pominięciem powyższego obowiązku – szczególnie w kontekście skuteczności wystawienia i udostępnienia e-faktury w systemie.

Kod weryfikacyjny w formie QR tworzony ma być w oparciu o numer KSeF faktury, adres internetowy odpowiedniego zasobu API KSeF oraz o wyróżnik generowany zgodnie ze specyfikacją techniczną APi na podstawie skrótu kryptograficznego faktury. Kod zawierać będzie – poza wskazanymi wyżej danymi – także NIP wystawcy, a także identyfikator certyfikatu wystawcy faktury. Certyfikat ten stanowić będzie token generowany przez KSeF, który będzie przewidziany na wypadek, gdy nie będzie można wystawić faktury w sposób standardowy, tj. za pośrednictwem systemu, np. na wypadek awarii systemu lub z przyczyn leżących po stronie podatnika. Ponieważ kod QR nie będzie zawierać numeru KSeF, podatnik będzie mógł zamieścić kod na wizualizacji faktury po jej wystawieniu nawet w przypadku niemożności jej wysłania za pośrednictwem systemu.

Dostęp do faktury z użyciem kodu QR będzie wymagać podania numeru kolejnego faktury oraz numeru NIP podatkowego kontrahenta.

Kody weryfikacyjne mają zastąpić dotychczasowy „anonimowy” dostęp do faktur w KSeF, a ich realizacja ma odbywać się poprzez podanie określonego zestawu danych z faktury takich jak np. numer NIP. Oznacza to, że nabywca, który nie będzie w stanie uwierzytelnić kodu w systemie, a otrzymał fakturę bez wymaganego kodu QR, nie będzie w stanie zweryfikować jej prawidłowości.

Powiązanie transakcji z identyfikatorem KSeF

Nowo wprowadzone przepisy obejmują wprowadzenie obowiązku wskazywania danych, które będą identyfikować daną fakturę w systemie w przypadku dokonywania płatności za pomocą polecenia zapłaty, przelewu lub innego instrumentu płatniczego, który pociąga za sobą obowiązek podania tytułu przelewu środków płatniczych. Obowiązek ten będzie przede wszystkim dotyczyć podatników zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, którzy będą dokonywać transakcji pomiędzy sobą w oparciu o faktury ustrukturyzowane, opatrzone indywidualnym numerem KSeF lub tzw. Identyfikatorem zbiorczym, czyli numerem generowanym na co najmniej dwóch fakturach wystawionych na rzecz tego samego odbiorcy.

Identyfikator ten stanowić ma pewnego rodzaju rozwiązanie w zakresie porządkowania ustrukturyzowanych faktur w przypadku większej liczby płatności. Będzie to możliwe właśnie poprzez zapewnienie rozbudowanej możliwości ich identyfikacji. Ministerstwo Finansów wskazuje, iż ma to na celu zminimalizowanie występujących nieprawidłowości w fakturach w kontekście rozliczeń między stronami, jak i wspomóc zadania realizowane przez Krajową Administrację Skarbową i tym samym ograniczyć konieczność zwracania się do podatników w formie wezwań, jak działo się to do tej pory.

Omówione wyżej obowiązki wejdą w życie odpowiednio:

• 1 lipca 2024 roku w kontekście płatności realizowanych przy stosowaniu mechanizmu podzielonej płatności, do czego jeszcze wrócimy,

• 1 stycznia 2025 roku w zakresie pozostałych płatności, jak np. z 6-miesięcznym opóźnieniem w odniesieniu do wejścia w życie obowiązków określonych w ustawie KSeF.

Identyfikator KSeF oraz mechanizm podzielonej płatności

Jak już zostało wcześniej wspomniane, płatności związane z identyfikatorem KSeF będą stosowane także w zakresie przelewów realizowanych w ramach mechanizmu tzw. podzielonej płatności (dalej jako „MPP”). Zmiany wprowadzone ustawą mają być przygotowaniem dla obecnych regulacji funkcjonujących na gruncie MPP w odniesieniu do przyszłych funkcjonalności systemu, szczególnie poprzez zapewnienie możliwości zamieszczania informacji o identyfikatorze KSeF w ramach funkcjonującego obecnie dla celów MPP komunikatu przelewu, tj. dedykowane polecenie przelewu definiującego przykładowo kwotę VAT przekazywaną nabywcy na tzw. Konto VAT.

Zwrócenia uwagi wymaga, że obecne regulacje odnoszące się do możliwości realizacji zbiorczych płatności w zakresie MPP są dość specyficzne. Słowem przykładu, podatnik ma możliwość dokonania płatności za więcej faktur, ale zgodnie z dyspozycją przepisu art. 108a ust. 3a ustawy o VAT „w przypadku wystawienia na rzecz [tego] podatnika przez jednego dostawcę lub usługodawcę w okresie nie krótszym niż jeden dzień i nie dłuższym niż jeden miesiąc więcej niż jednej faktury”.

Zmiany mają zapewnić podatnikom większy wybór w zakresie faktur, za które dokonywana jest płatność, jednakże pod warunkiem korzystania i posługiwania się numerem referencyjnym nadanym przez KSeF na potrzeby dokonywania płatności w ramach MPP. Tym samym zarezerwowana zostanie możliwość dokonywania zapłaty za kilka dowolnie wybranych faktur, bez potrzeby referowania do ściśle określonych faktur, które zostały wystawione w danym okresie. Faktury powiązane z daną płatnością zostaną zidentyfikowane za pomocą zbiorczego identyfikatora płatności nadanych poprzez system. Zmiany te wejdą w życie również z dniem 1 lipca 2024 roku.

Wątpliwości praktyczne

Największe obawy podatników budzą kwestie związane z zakresem niezbędnych czynności techniczno-administracyjnych, które będą musieli przedsięwziąć by dostosować się do nowych realiów. Nie bez znaczenia pozostaje fakt, że przedsięwzięcie tych czynności by ustanowić w przedsiębiorstwie odpowiednie procesy wiązać się będzie również z potencjalnie wysokimi kosztami oraz potrzebą wyszkolenia w tym zakresie personelu. W związku z tym, że odpowiednie identyfikatory nadawane będą za pośrednictwem systemu KSeF, nie można wykluczyć sytuacji, w której identyfikatory nie będą poprawnie działać lub zostaną nieprawidłowo nadane i tym samym dojdzie do opóźnień w realizowanych płatnościach. Przepisy wskazują jednocześnie, że podatnicy powinni wstrzymać się z dokonaniem płatności do czasu uzyskania takiego identyfikatora, w związku z czym, w przypadku wystąpienia takich nieprawidłowości, u pewnych podatników może dojść w następstwie do zatorów płatniczych.

Wątpliwości posiadają również podatnicy zagraniczni, którzy nie posiadają stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, a są nabywcami towarów czy usług, które objęte będą e-fakturami ustrukturyzowanymi. Wskazanie identyfikatora KSeF w ramach zlecanych przez nich przelewów, mogą spotkać się z problemami, które wynikać mogą z funkcjonalności rachunków bankowych obsługiwanych przez zagraniczne banki. Nie bez znaczenia pozostają wątpliwości dotyczące strony technicznej, szczególnie dotyczących uwzględniania numerów identyfikacyjnych w komunikacie danego przelewu, czy wątpliwości dotyczące wpływu regulacji na złożone mechanizmy płatności takie jak chociażby faktoring, kompensaty czy rachunki powiernicze.

Wysyłanie, wystawianie i otrzymywanie faktury

Wątpliwości powstają również w zakresie dat wysłania, wystawienia oraz otrzymania faktury – w szczególności w zakresie obowiązków raportowania wynikających z ustawy o VAT, które często są rozbudowane i mogą być uzależnione od szeregu różnych okoliczności.

W obecnym kształcie, w momencie przygotowywania danych do e-faktury ustrukturyzowanej, podatnik będzie miał obowiązek wypełnienia pola P-1, czyli daty wystawienia faktury. Będzie to miało znaczenie w szczególności na wypadek awarii systemu KSeF. Następnie w chwili wysyłki pliku z fakturą do systemu, faktura otrzyma przypisaną datę wystawienia, która będzie mieć fundamentalne znacznie w kontekście analizy obowiązków VAT danego podatnika, szczególnie w kontekście terminowości jej wystawienia czy innych obowiązków wynikających z ustawy o VAT. Data ta będzie mieć również duże znaczenie przy przeliczaniu kwoty wyrażonych w walucie obcej.

Zaznaczyć należy, że moment wystawienia i przekazania e-faktury do KSeF będzie oznaczać moment jej wejścia do obrotu prawnego – pod warunkiem jej przyjęcia przez system. Akceptacja faktury oznaczać będzie nadanie jej przez system numeru KSeF, o którym wspomnieliśmy we wcześniejszej części artykułu. W numerze KSeF natomiast zawarta będzie również data wystawienia.

O ile w systemie nie nastąpi awaria, która uniemożliwi poprawne umieszczenie faktury w systemie, dzień nadania fakturze numeru KSeF będzie uznany za datę otrzymania faktury przez nabywcę. Data ta powinna być przez nabywcę brana pod uwagę przede wszystkim w przypadku raportowania faktur w celu odliczenia naliczonego podatku VAT.

Wystawianie faktur w przypadku awarii

Przepisy ustawy o KSeF przewidują rozwiązania na wypadek gdy wystawienie faktury nie będzie możliwe m. in. z uwagi na awarię systemu. Dotyczą one następujących przypadków:

1) Niedostępności systemu spowodowanej pracami serwisowymi, tj. działającej w tzw. trybie offline,
2) Braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z przyczyn leżących po stronie podatnika,
3) Ogłoszonej awarii systemu KSeF.

Jak wynika z informacji przekazanych przez Ministerstwo Finansów, awarie takie mają mieć charakter wyłącznie krótkotrwały, będą uprzednio zaplanowane, a podatnicy korzystający z systemu zostaną o niej poinformowania z odpowiednim wyprzedzeniem, m. in. poprzez Biuletyn Informacji Publicznej. Podczas awarii wyłączona zostanie możliwość wystawiania faktur oraz faktur korygujących za pośrednictwem systemu, jednakże dopuszczalne będzie ich wystawianie w trybie offline zgodnie z określonymi regułami, tj. wg określonego wzoru faktury ustrukturyzowanej.

Mając na względzie, iż faktura tego rodzaju nie będzie mogła zostać wysłana do systemu, wprowadzono pewne rozwiązania w zakresie zasad dotyczących dat wystawiania faktur ustrukturyzowanych. W takim wypadku za datę jej wystawienia uznawana będzie data wskazana przez podatnika na tej fakturze w polu P-1, o którym wspominaliśmy we wcześniejszej części artykułu. Wystawca zobowiązany zostanie dodatkowo do opatrzenia faktury kodem weryfikującym i przekazania jej nabywcy w sposób wcześniej z nim uzgodniony (np. poprzez e-mail). Faktury, które zostały wystawione w trybie offline, podatnik będzie miał obowiązek przesłać do systemu, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu ich wystawienia, w celu nadania stosownego numeru KSeF. Podobnie będzie prezentować się sytuacja w przypadku gdy podatnik z przyczyn leżących po jego stronie nie będzie w stanie wystawić e-faktury za pośrednictwem systemu.

W przypadku awarii KSeF, opublikowany zostanie stosowny komunikat na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów, który poinformuje o początkowej i końcowej dacie awarii. Planowane jest również wprowadzenie dodatkowego, niezależnego od KSeF interfejsu, który potencjalnie ma zostać zintegrowany z KSeF.

Typy faktur oraz potencjalne wyzwania

Niezbędnym będzie by już na samym początku podatnik ustalił z jakim typem faktury ma do czynienia, tj. czy z fakturą korygującą, zwykłą, zaliczkową, czy też z fakturą uproszczoną. Spora część obowiązkowych do wypełnienia pól będzie uzależniona od rodzaju faktury, jednakże duża ich część będzie się ze sobą pokrywać niezależnie od typu. W chwili obecnej to organ podatkowy weryfikuje faktury udostępnione mu do wglądu m. in. w celu sprawdzenia kompletności i poprawności ujętych w niej danych. Nadchodzące zmiany odciążą organy z części tych obowiązków, szczególnie w zakresie weryfikacji techniczno-formalnej, która będzie odbywać się z poziomu systemu. Będzie to niewątpliwie ogromnym ułatwieniem dla organów podatkowych. W przypadku wystąpienia braków system po prostu odrzuci fakturę i nie wejdzie ona do obrotu prawnego.

Działaniem, którego powinni podjąć się przedsiębiorcy w celu przygotowania się do nadchodzących zmian jest weryfikacja dostępności danych wymaganych dla poszczególnych typów faktur, co pozwoli uniknąć późniejszym nieporozumień. Rozwiązania mają z jednej strony ustandaryzować procesy gromadzenia danych, a z drugiej ograniczyć stosowanie przez podatników różnorodnych typów dokumentów.

Jednym z proponowanych rozwiązań będzie możliwość odstąpienia od obowiązków wystawiania faktur zaliczkowych w przypadku gdy przed dostawą podatnik otrzyma całą lub część zapłaty, pod warunkiem, że transakcja zostanie dokonana w miesiącu, w którym do podatnika wpłynęła zaliczka. W tej sytuacji podatnik będzie mógł poprzestać na wystawieniu faktury zwykłej z jednoczesnym podaniem daty otrzymania zaliczki pod warunkiem, że data ta nie będzie się różnić od daty wystawienia faktury.

Rozwiązanie to znajdzie zastosowanie przy czynnościach dokumentowanych zarówno fakturami ustrukturyzowanymi, jak i tradycyjnymi wystawianymi do 15 dnia kolejnego miesiąca. Wyłączone zostaną czynności, dla których termin fakturowania upływa 30, 60 oraz 90 dnia licząc od daty transakcji, a więc przede wszystkim z zakresu usług budowlanych, dostaw czy drukowania książek. W takich wypadkach wystawienie faktury zaliczkowej będzie zawsze obowiązkiem. Zwrócenia uwagi wymaga fakt, że takie czynności, jak usługi telekomunikacyjne czy stała obsługa prawna nie będą wymagać wystawienia faktury zaliczkowej, jednakże podatnik powinien zachować czujność w zakresie monitorowania dat otrzymania zaliczki oraz zapewnienia prawidłowości dokumentacji sprzedażowej oraz zaliczek.

Faktury ustrukturyzowane a kasy fiskalne

Nadchodzące zmiany będą także mieć wpływ na podatników korzystających na co dzień z kas fiskalnych, w tym wystawiających tzw. faktury uproszczone do 450 zł oraz faktury do paragonów fiskalnych powyżej 450 zł. Na kasie fiskalnej, zgodnie z dotychczasowymi zasadami, wystawiany będzie jedynie dokument potwierdzający sprzedaż w formie paragonu fiskalnego. Ustawa jednoznacznie wyłącza możliwość wystawiania faktur przy użyciu kasy fiskalnej. Z uzasadnienia do ustawy wynika, że rozwiązanie to ma na celu przede wszystkim spopularyzowanie KSeF i realizować zasadę powszechności stosowania systemu. Zaznaczyć należy, że w przypadku transakcji z konsumentami faktury wystawiane będą na dotychczasowych zasadach.

Zmiany w powyższym zakresie wejdą w życie już 1 stycznia 2025 roku, a więc pół roku po wejściu w życie pozostałych obowiązków określonych w ustawie o KSeF.

Ustawa wskazuje ponadto, że w wypadku wystawiania faktury do paragonu fiskalnego, podatnik wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę powinien zostawić w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy fiskalnej zawarty na paragonie dotyczącym danej sprzedaży. Z uzasadnienia wynika, że ma mieć to zastosowanie do faktur ustrukturyzowanych, elektronicznych i papierowych, wystawianych do paragonów zarówno papierowych, jak i do paragonów elektronicznych (e-paragon).

W okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2024 roku podatnicy nadal będą mogli wystawiać faktury za pomocą kas fiskalnych, w tym paragony fiskalne uznane za fakturę, tj. paragon z NIP nabywcy do 450 złotych. Warto zaznaczyć, iż paragon NIP nabywcy do 450 zł nie będzie uznawany za fakturę od 1 stycznia 2025 roku. Nadal nie jest wiadome czy podatnicy będą mogli wystawiać tego rodzaju dokumenty po 1 stycznia 2025 roku, czy też będą musieli korzystać z faktur ustrukturyzowanych aby nie narazić się na ujemne konsekwencje związane z wystawieniem faktury poza KSeF. Niewątpliwie zatem, obowiązki wynikające z ustawy będą mieć też wpływ na sprzedawców korzystających z kas fiskalnych i w ten sposób rejestrujących sprzedaż.

Ostatnie lata przyniosły wiele zmian w prawie podatkowym, jedną z takich zmian było wprowadzenie minimalnego podatku dochodowego, który zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2024 r. Podatek ten jest zupełnie nowym zobowiązaniem podatkowym dla podatników podatku dochodowego. Minimalny podatek dochodowy nazywany jest również podatkiem od spółek, ponieważ dotyczy tylko osób prawnych. Stawka podatkowa wynosi 10% ustalonej w szczególny sposób podstawy podatkowej.

Kogo dotyczy opodatkowanie?

Ustawodawca w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych jasno wskazał jakie podmioty będzie obowiązywać nowy podatek, a są to:

1. Podatnicy, którzy mają siedzibę lub zarząd na terytorium RP, przez co podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów bez względu na miejsce ich osiągnięcia;
2. Podatkowe grupy kapitałowe
3. Podatnicy prowadzących działalność poprzez położony na terytorium RP zagraniczny zakład, czyli podatników, którzy nie mają na terytorium RP siedziby lub zarządu, przez co podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów, które osiągają na terytorium RP.

Na czym polega nowy podatek?

Opodatkowanie nowym podatkiem będzie polegało na obciążeniu tym podatkiem podmiotów, które w roku podatkowym:

1. Poniosły stratę ze źródła przychodów innych niż zysków kapitałowych
   albo
2. Osiągnęły niski wskaźnik dochodowości, czyli do 2% (W tym przypadku należy wykazać niski wskaźnik dochodowości. Oznacza to, że udział dochodów w przychodach firmy nie powinien przekraczać 2%.)
   Przy ustalaniu powyższych przesłanek należy wziąć pod uwagę stratę podmiotu lub jego dochodowość w odniesieniu do przychodów operacyjnych. W celu ustalenia straty do podatku minimalnego ustawodawca wskazuje również jakich wydatków nie należy uwzględniać np.: wydatków na nabycie środków trwałych.

Jak obliczyć wysokość podatku minimalnego?

Stawka podatku minimalnego wynosi 10% podstawy opodatkowania, którą stanowi suma poniższych składników:
• 1,5% wartości przychodów spółki innych niż pochodzących z zysków kapitałowych
• koszty finansowania dłużnego, które zostały poniesione na rzecz podmiotów powiązanych, przekraczające wartość 30% podatkowej EBITDA
• kwota poniesionych kosztów (usług lub praw niematerialnych) na rzecz podmiotów powiązanych przekraczających wartość 3 mln PLN plus 5% podatkowej EBITDA

W najnowszej nowelizacji ustawodawca pozostawia podatnikowi wybór, proponując alternatywną metodę ustalania podstawy opodatkowania. Drugim sposobem ustalenia podstawy opodatkowania będzie obliczenie 3% wartości przychodów ze źródła przychodów innych niż zyski kapitałowe osiągnięte przez podatnika w danym roku podatkowym.

Jakie podmioty nie podlegają obowiązkowi zapłaty podatku minimalnego?

• podatnicy rozpoczynający działalność – czyli podmioty działające do 3 lat od rozpoczęcia działalności,
• podmioty finansowe,
• podmioty, których rentowność w jednym z trzech ostatnich lat podatkowych wyniosła powyżej 2%.
• podmioty, które w danym roku podatkowym uzyskali o 30% mniejsze przychody w stosunku do poprzedniego roku,
• podmioty, które wchodzące w skład grupy co najmniej dwóch spółek, w której jedna spółka posiada bezpośrednio co najmniej 75% udziałów,
• mali podatnicy CIT,
• spółki komunalne,
• podatnicy, którzy zostali postawieni w stan upadłości bądź likwidacji,
• spółki świadczące głównie usługi ochrony zdrowia,
• podatnicy o prostej strukturze właścicielskiej,

Odliczenie podatku minimalnego

Ustawodawca pozwala podatnikowi odliczyć podatek minimalny od podatku obliczonego na zasadach podstawowych za postępujące po sobie 3 kolejne lata, które rozpoczęły się po roku, w którym podatnik uiścił podatek minimalny.

Czy wprowadzana zmiana może wpłynąć na prowadzoną działalność?

Tak, szczególnie należy zwrócić uwagę czy dany podmiot zostanie objęty podatkiem minimalnym. Jeżeli tak, konieczne będzie obliczenie nowego podatku, co niestety może się wiązać z wieloma wątpliwościami, ponieważ proces ten nie jest łatwy.

Jakie działania należy podjąć?

Cały proces należy zacząć od weryfikacji czy wystąpi obowiązek ustalenia wysokości należnego podatku dla podmiotu. Jeżeli dany podmiot zostanie objęty podatkiem minimalnym należy obliczyć ten podatek. Następnie w zeznaniu podatkowym należy wykazać wysokość podstawy opodatkowania, możliwych pomniejszeń oraz obliczoną kwotę tego podatku. Podmiot będzie obowiązany wpłacić do Urzędu Skarbowego nadwyżkę podatku minimalnego nad podatkiem CIT (który należy rozliczyć na zasadach ogólnych). Przez 3 kolejne lata podatkowe następujące po sobie, od roku w którym podatek minimalny zostanie zapłacony, będzie można odliczyć taką nadwyżkę od podatku CIT.

Warto zwrócić się do specjalisty w celu dokładnej weryfikacji obowiązku zapłaty podatku minimalnego oraz właściwego wyliczenia podstawy opodatkowania i samego podatku. Jak możemy pomóc w tym procesie?

Możemy zaproponować pomoc w zakresie:

• Weryfikacji obowiązku zapłaty podatku minimalnego;
• Obliczenia wysokości podstawy opodatkowania oraz samego podatku;
• Weryfikacji poprawności i zupełności informacji podatkowej dotyczącej podatku minimalnego w deklaracji CIT;
• Wskazanie rekomendacji w przypadku wątpliwości w zakresie podatku minimalnego.
W celu zapoznania się ze szczegółową ofertą, prosimy o kontakt.

Opodatkowanie ryczałtem sprzedaży przedsiębiorstwa jest uwarunkowane wieloma czynnikami.

W przypadku transakcji zbycia przedsiębiorstwa na ryczałcie ewidencjonowanym mogą wystąpić różne  stawki podatku. W sytuacji gdy podatnik utraci prawo do ryczałtu, warto rozważyć inny sposób tej transakcji np. wcześniejsze przekształcenie tego przedsiębiorstwa w spółkę z o.o.

https://www.prawo.pl/podatki/opodatkowanie-ryczaltem-sprzedazy-przedsiebiorstwa-jaka-stawka,523297.html

Zagadnienia związane z Ustawą o Krajowym Systemie E-Faktur i nowych obowiązkach dla przedsiębiorców.

Szanowni Państwo,

w związku z niedawnym przyjęciem przez Radę Ministrów ustawy o krajowym systemie e-Faktur (KSeF) przedstawiamy opracowanie dotyczące nowych obowiązków, które spoczywać będą na przedsiębiorcach, jak i zakresu możliwych do podjęcia działań.

W niniejszym opracowaniu pragniemy wskazać Państwu najważniejsze obowiązki i korzyści wynikające z nadchodzących zmian w prawie podatkowym. Mamy nadzieję, że przedstawiony materiał w kompleksowej ale kompletnej formie będzie dla Państwa przewodnikiem po dzisiejszych wymaganiach wynikających z obowiązującego prawa.

Ufamy, że materiał okaże się dla Państwa pomocny.

W dniu 9 maja 2023 roku Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Od 1 lipca 2024 roku większość polskich podatników zobowiązana jest do wystawiania obowiązkowych e-Faktur ustrukturyzowanych. Wyjątkiem będą podmioty zwolnione z podatku VAT, które zostaną objęte nowymi obowiązkami dopiero z początkiem 2025 roku.

Podsumowanie najważniejszych zmian związanych z KSeF

• Obowiązkiem wystawiania e-Faktur w relacjach pomiędzy przedsiębiorcami (B2B) objęte zostaną wszystkie podmioty prowadzące działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, a także podmioty zagraniczne, które w rozumieniu polskiej ustawy o VAT prowadzą w tym celu działalność w Polsce – w odniesieniu do wszelkich faktur, które wystawiane są zgodnie z przepisami polskiej ustawy VAT.
• Ustawodawca zrezygnował z nałożenia obowiązku wystawiania e-Faktur w relacjach przedsiębiorca – konsument, co oznacza, że przedsiębiorcy prowadzący działalność na terytorium RP, będą musieli przygotować się na nowe obowiązki i wprowadzić odpowiednie środki, które uwzględnią różne sposoby wystawiania przez nich faktur – zarówno w relacjach przedsiębiorców z konsumentami, jak i w relacjach z innymi przedsiębiorcami, czy przedsiębiorcami, którzy stałe miejsce prowadzenia działalności posiadają za granicą.
• Ustawa nadal budzi sporo wątpliwości – część z nich wyjaśniona została przez Ministerstwo Finansów w ramach pytań i odpowiedzi dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur.

Czy ustrukturyzowane e-Faktury będą obowiązkowe dla wszystkich podmiotów?

• Założeniem Ministerstwa Finansów jest by ustandaryzowane faktury obowiązkowe były dla wszystkich podmiotów, które wystawiają faktury na gruncie polskiego prawa podatkowego.
• Ministerstwo Finansów w wyniku przeprowadzenia konsultacji w zakresie projektu ustawy wdrażającej KSeF, zadecydowało o przesunięciu wejścia w życie ustawy z dnia 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.
• Ministerstwo Finansów odpowiedziało tym samym na sygnały przedsiębiorców, którzy zaznaczyli, iż potrzebują znacznie więcej czasu na przystosowanie się do nowo wprowadzanych obowiązków – szczególnie w kontekście różnego rodzajów faktur, które będą musieli wystawiać z tytułu prowadzonej przez siebie działalności.
• Ministerstwo Finansów nie wskazało kompletnej listy podmiotów, które zostaną objęte nowymi obowiązkami, jednakże na podstawie decyzji Komisji Europejskiej można wysnuć wniosek, że nie będzie to dotyczyć podmiotów zagranicznych. Mając na uwadze rozbieżności pomiędzy polską, a angielską wersją językową, nie można jednakże wykluczyć, że obowiązkiem objęte zostaną także podmioty zagraniczne posiadające stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT na terytorium RP.

Dostosowanie firm do nowych obowiązków

• Pamiętać należy, iż czasu na dostosowanie się przez firmy do nowych obowiązków jest relatywnie niewiele – w szczególności mając na względzie, iż wystawianie, jak i odbieranie e-faktur wymagać będzie od firm podjęcia nowych rozwiązań technologicznych.
• Nie należy zapominać, iż poza rozwiązaniami technologicznymi, firmy będą musiały przygotować się na zmianę dotychczasowo obowiązujących procedur, przeszkolenie swoich pracowników w zakresie wystawiania e-Faktur, a także wprowadzić odpowiednie mechanizmy kontroli merytorycznej danych zawartych na nowych fakturach, które przekazywane będą następnie do kontrolujących.
• Z uwagi na szeroki zakres raportowanych danych, które będą następnie szczegółowo weryfikowane, jak i relatywnie niewielką wiedzę na temat uzupełniania pól nieobowiązkowych/opcjonalnych, może pojawić się konieczność podjęcia odpowiednich kroków w zakresie gromadzenia i prezentacji danych przez przedsiębiorców.
• Struktura e-Faktur zawiera elementy, których stosowanie jest dobrowolne, jednakże ich uwzględnianie może być podyktowane charakterem prowadzonej działalności przez podmioty objęte nowymi obowiązkami. W związku z powyższym rekomendowane jest, by wykorzystać czas, w którym system jest dobrowolny i podjąć działania w celu przygotowania się do nowych obowiązków.

Możliwość samofakturowania

Rozwiązania zaprezentowane w ustawie przewidują możliwość wystawiania faktur w ramach samofakturowania, tj. wystawiania przez nabywcę faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Zgodnie ze wskazaniami Ministerstwa Finansów, po pierwsze sprzedawca będzie musiał nadać nabywcy uprawnienie do samofakturowania w KSeF. Następnie e-faktury będą mogły być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę lub przez podmioty uprawnione przez niego w tym zakresie.

Co z podmiotami, które stosują obecnie elektroniczną wymianę faktur (EDI)?

Podatnicy, którzy wdrożyli rozwiązania w zakresie EDI, tj. stosujący standardowe faktury elektroniczne, również zobligowani będą do dostosowania się do wymogów systemu KSeF.

Oznacza to, że zmianą objęci zostaną przedsiębiorcy, którzy już wdrożyli rozwiązania w zakresie elektronicznych, jednakże warto w tym miejscu zwrócić uwagę, że potencjalnie łatwiejsze będzie wprowadzenie nowych obowiązków podyktowanych ustawą w przypadku gdy firma wprowadziła już stosowne rozwiązania w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów.

Załączniki do faktury w kontekście KSeF

Aktualna wersja nie przewiduje możliwości dołączenia żadnych załączników w postaci zewnętrznych plików do faktur wystawionych przez KSeF, co oznacza, że w przypadku takich załączników, jak np. specyfikacja zamówionych towarów, będą one musiały być wysyłane odrębnie od faktury (np. mailowo). Istnieje także możliwość przekazania faktury po jej wystawieniu w KSeF poza systemem wraz z odpowiednimi załącznikami.

Rozwiązaniem, na które się obecnie wskazuje, może być również umieszczanie stosownych załączników w repozytorium specjalnie przygotowanym przez wystawcę faktury i umieszczanie indywidualnych linków do załączników w treści faktury wystawionej poprzez KSeF. Rozwiązanie to pozwoliłoby odbiorcy na pobieranie i przyporządkowanie załączników do poszczególnych faktur.

Pole „Dodatkowy Opis”, który dla każdej faktury może wystąpić do 12 razy, składa się z par znaczników Klucz – Wartość, w których podawać można dowolne wartości tekstowe, co oznacza, iż jeżeli załącznik składałby się wyłącznie z tekstu, pole to może okazać się przydatne w tym zakresie. Pamiętać jednakże należy, iż na chwilę obecną nie przewidziano możliwości powiązania e-faktury z odrębnym plikiem stanowiącym załącznik do faktury.

Doręczanie faktur w świetle projektu ustawy

Kwestia sposobu doręczania e-faktur uzależniona jest od wyrażenia zgody przez nabywcę na ten sposób otrzymywania faktur.

Jeżeli nabywca nie wyrazi takiej zgody, sprzedawca może wystawić fakturę za pośrednictwem KSeF, jednakże nadal ciążyć będzie na nim obowiązek doręczenia faktury w innej, ustalonej z nabywcą formie – mailowo, za pomocą tradycyjnej poczty, czy wystawiając „standardową” fakturę elektroniczną (z zastrzeżeniem, że nabywca wyraził zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych z wyłączeniem faktur w KSeF).

Kluczowym jest, by w przypadku rozbieżności w formie wystawionych faktur, dane w nich zawarte były jednakowe i tożsame treściowo. W przypadku rozbieżności, powstaje ryzyko związane z tym, że przedsiębiorca wprowadzi do obrotu dwie faktury za ten sam towar lub usługę, co z kolei wiązać się będzie z obowiązkiem naliczenia podatku VAT za obie faktury.

E-faktury, a raportowanie danych w zakresie JPK_V7 i JPK_VAT

Przepisy wprowadzające KSeF nie określają wszystkich elementów, które powinny znajdować się w treści faktury, co oznacza, że raportowanie danych nie wykracza poza dotychczasowe obowiązki wynikające z ustawy o VAT.

Zwrócić należy uwagę, że e-faktury w obecnym kształcie obejmują szerszy zakres raportowanych danych, niż JPK_VAT, czy JPK_V7

Obecny schemat e-faktur obejmuje wiele pól, które są polami opcjonalnymi w związku z czym brak ich wypełnienia nie będzie wpływać na ważność wystawionej faktury ustrukturyzowanej. Zgodnie z informacjami przekazanymi przez Ministerstwo Finansów, część pól obejmuje tzw. dodatkowe elementy faktury, które nie wynikają z przepisów ustawy o VAT i ich zastosowanie jest dobrowolne.

Pola opcjonalne dotyczą także informacji wymaganych od strony merytorycznej oraz biznesowej, co oznacza, że odpowiednia klasyfikacja i identyfikacja pól będzie mieć istotne znaczenie w kontekście przygotowania do wdrożenia odpowiednich rozwiązań przez przedsiębiorców.

Co to oznacza w praktyce?

Należy zwrócić szczególną uwagę na fakt, iż każda e-faktura powinna odpowiadać strukturze logicznej FA(2), która z dniem 1 września 2023 roku zastąpiła dotychczasową strukturę FA(1). Oznacza to, że przedsiębiorcy korzystający z KSeF zobowiązani są wystawiać faktury wyłącznie w strukturze logicznej FA(2), zaś ewentualne błędy takie jak niewypełnienie pola, które w ramach struktury jest obowiązkowe, może pociągać za sobą skutek w postaci odrzucenia e-faktury.

Struktura FA(2) ma obecnie zastosowanie do wszystkich ustrukturyzowanych faktur wystawianych od 1 września 2023 r. – w tym faktur, które pierwotnie wystawione zostały przy użyciu struktury FA(1).

Istotnym jest, że ww. struktura obejmuje pola, których obowiązek wypełnienia zaktualizuje się w momencie wypełnienia określonych węzłów/sekwencji, które co zasady są opcjonalne, a w których pola te są zawarte, pomimo że dotyczą elementów których nie wymaga ustawa o VAT.

Innymi słowy, w wypadku wypełniania fakultatywnych węzłów/sekwencji zawartych w fakturze, zaktualizowane „pola obowiązkowe” w tym węźle/sekwencji również powinna zostać wypełniona by e-faktura została skutecznie wysłana.

Weryfikacja poprawności wystawionych faktur ustrukturyzowanych

Zgodnie z informacjami przekazanymi przez Ministerstwo Finansów, system (bramka KSeF) sprawdzać będzie jedynie techniczną poprawność danych, dokonując sprawdzenia jego zgodności ze wzorcowymi schematami oraz w kontekście posiadania stosownych uprawnień przez podmiot wystawiający fakturę.

Innymi słowy oznacza to, że możliwe będzie wystawienie za pośrednictwem KSeF faktur, które zawierać będą błędy merytoryczne, w tym błędy rachunkowe, bowiem system nie będzie dokonywał w tym zakresie weryfikacji. W takim wypadku pozostanie wystawienie faktury korygującej.

Z uwagi na powyższe, istotnym będzie, by wprowadzić odpowiednie zabezpieczenia mające na celu weryfikację poprawności danych przed wysłaniem faktury do KSeF, co z kolei pozwoli na zminimalizowanie ryzyka późniejszych kontroli.

Z informacji przekazanych przez Ministerstwo Finansów podczas szkolenia przeprowadzonego w ramach Mazowieckiego Oddziału KIDP, kontroli podlegać będzie również, czy dana faktura nie jest duplikatem.

Korzyści dla podatników

Co do zasady podatnicy będą mogli zrezygnować z przechowywania faktur z uwagi na fakt, że faktury przechowywane będą obecnie w systemie.

Należy jednak mieć na uwadze przepisy, które nakładają na podatników obowiązek przechowywania dokumentów przez okres dłuższy niż 10 lat – w KSeF przechowywane będą jedynie przez 10 lat, zaś po tym okresie podatnik będzie musiał zapewnić możliwość przechowania e-faktur we własnym zakresie.

System dopuszcza możliwość zbiorczego pobierania faktur, co ułatwi ich archiwizację, jednakże możliwość ta obejmuje jedynie format XML, co oznacza, że generowanie faktur w postaci plików PDF z wizualizacją faktury będzie musiało odbyć się poza strukturą systemu.

Co z omyłkowo wystawionymi fakturami?

Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa zmiana danych w związku z fakturą wystawioną za pośrednictwem KSeF możliwa jest jedynie poprzez wystawienie faktury korygującej. W takim wypadku faktura, która otrzymała numer KSeF powinna zostać skorygowana do wartości „0”.

Czy obowiązki z ustawy dotyczą sprzedaży lokalnej, czy również sprzedaży na rzecz podmiotów z zagranicy?

Ministerstwo Finansów przekazało, iż wszystkie faktury dokumentujące sprzedaż na terytorium kraju wystawiane w oparciu o polskie przepisy podatkowe podlegać będą wymogom ustawy.

Zagadnienia związane z doręczaniem e-faktur kontrahentom

Wskazać należy, że faktury nie będą automatycznie doręczane kontrahentowi na jego adres mailowy. Założeniem systemu jest umożliwienie zarówno wystawiania przez sprzedawcę, jak i odbierania przez nabywcę e-faktur przez KSeF.

W przypadku, gdy odbiorca faktury nie zaakceptuje tego sposobu doręczania faktur, lub w wypadku problemów z odbieraniem faktur wysyłanych za pośrednictwem systemu, zarezerwowana została możliwość ich przesłania do kontrahenta w tradycyjny sposób – tradycyjną pocztą lub mailowo.

W chwili obecnej brak jest informacji dotyczących szczegółów technicznych w zakresie pobierania faktur za pośrednictwem systemu, jednakże przewiduje się, że w najbliższym czasie zaczną pojawiać się w tym zakresie nowe informacje.

Nawet jeśli podatnik nie będzie przygotowany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, nie wpływa to na możliwość ich odbioru za pośrednictwem systemu. Należy jednak zwrócić uwagę, że sam proces pobierania faktur wymagać będzie wprowadzenia odpowiednich procedur i procesów w przedsiębiorstwie podatnika.

Wystawianie oraz pobieranie faktur

Z obecnie dostępnych informacji opisujących działanie systemu wynika, że o wystawieniu faktury jej odbiorcy nie będą w żaden sposób zawiadamiani. To na odbiorcy spoczywać będzie obowiązek bieżącej weryfikacji faktur wystawionych dla jego przedsiębiorstwa. Jako zaletę tego rozwiązania należy wskazać, iż odbiorca nie będzie jednak zobowiązany do posiadania numeru KSeF faktury by odebrać stosowną fakturę. Nic nie stoi również na przeszkodzie, by kontrahenci porozumiewali się ze sobą w kontekście wystawianych faktur, co pozwoli uniknąć opóźnień w płatnościach i ewentualnych nieporozumień.

Faktury zakupowe w imieniu firmy będą pobierane przez podatnika lub inny podmiot upoważniony przez podatnika w tym celu, zaś nadanie dostępu do ich pobierania odbywać się będzie wyłącznie z poziomu spółki. Co istotne, możliwym będzie ograniczenie roli podmiotu upoważnionego przez podatnika jedynie do określonych działań, np. do pobierania faktur, lecz nie ich wystawiania.

Ministerstwo Finansów udostępniło już oprogramowanie umożliwiające obsługę e-faktur, jednakże należy zaznaczyć, iż służy ono obsłudze przez stosunkowo niewielkie podmioty. Duzi przedsiębiorcy będą zobligowani do samodzielnego dostosowania swoich systemów podatkowych i księgowych do obowiązków wynikających z ustawy.

Planowana jest również możliwość anonimowego dostępu do widoku faktury, co umożliwić ma link generowany przez wystawcę faktury za pośrednictwem API. Każdy posiadacz takiego linku – niezależnie od posiadania konta w KSeF – będzie miał wgląd w zawartość wystawionej faktury.

Ponadto, zgodnie z obecnie projektowanym Rozporządzeniem taki anonimowy dostęp ma być w pierwszej kolejności dostępny dla każdego posiadacza szeregu informacji identyfikujących daną fakturę, tj.:
1) numeru identyfikującego fakturę w KSeF,
2) numeru faktury,
3) numeru (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy albo informacji o braku identyfikatora,
4) imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy albo informacji o braku tych danych,
5) kwoty należności ogółem.

Od czego zacząć wdrażanie e-Faktury w przedsiębiorstwie?

Po pierwsze, istotnym jest, by ocenić stopień skomplikowania wdrożenia nowego sposobu obsługi e-faktur, w szczególności w kontekście działów, które zostaną objęte takimi zmianami, jaki będzie wpływ zmian na obowiązki wynikające z przepisów ustawy o VAT, zakresu działalności przedsiębiorstwa, a także obowiązujących w przedsiębiorstwie procesów w kontekście szeroko pojętego postępowania z fakturami. Kluczowe znaczenie będzie mieć także aspekt procedur wewnętrznego obiegu dokumentów, a także procedury rozliczeń podatkowych.

W przypadku procesów, które charakteryzują się w danym przedsiębiorstwie dużą złożonością, koniecznym może się okazać skorzystanie ze wsparcia z zewnątrz, które zapewni odpowiednie zrozumienie obowiązków płynących z ustawy, a także dostosowanie działalności przedsiębiorstwa do nowo obowiązujących procedur.

Wskazanym jest również, by konsultować się w tym zakresie z kontrahentami i wypracować odpowiednie rozwiązania korzystne z punktu widzenia relacji biznesowej łączącej strony.

Czas potrzebny na wdrożenie może być uzależniony od szeregu czynników. Duże przedsiębiorstwa, które już w tej chwili korzystają z wdrożonych systemów zarządzania ERP, posiadają różne źródła danych, dużą ilość dokumentów, zagraniczne zespoły IT, ograniczone zespoły kadrowe, czy posiadają wielu kontrahentów są świadomi, iż nawet pozostały okres kilku miesięcy na przeprowadzenie niezbędnego procesu wdrożenia obowiązków wynikających z ustawy może okazać się krótki.

W konsekwencji, czas potrzebny na wdrożenie odpowiednich procedur zanim faktury ustrukturyzowane staną się powszechnym obowiązkiem, należy jak najlepiej wykorzystać, by zminimalizować ryzyko poniesienia ewentualnych konsekwencji związanych z opóźnieniem wprowadzenia odpowiednich rozwiązań.  

Wskazanym jest, by poza działem podatkowym, we wdrożenie zaangażować w szczególności osoby odpowiedzialne za realizację działań operacyjnych w firmie, a także osoby odpowiedzialne za księgowanie faktur zakupu oraz sprzedaży, którzy będą zmuszeni zmienić model dotychczasowego działania i przygotować się do obsługi nowej formy fakturowania. Niezbędnym może okazać się także by dostosować procedury w zakresie obiegu dokumentów w organizacji.

Niezbędnym okazać się może zaangażowanie działów IT, osób odpowiedzialnych za rozliczenia księgowo-rozliczeniowe, systemy ERP, a także osób odpowiedzialnych za relacje z kontrahentami (w szczególności gdy wymagane będzie wystawianie faktur w tzw. procesie samo-fakturowania).

Istotne znaczenie będzie mieć również uwzględnienie zmian z poziomu uprawnień użytkowników do systemu oraz zachowania bezpieczeństwa w kontekście dostępu do danych zawartych w systemie. Podatnik powinien mieć na uwadze, by dane przekazywane do KSeF był bezpieczne i niedostępne dla osób nieuprawnionych